Automatiza Cuentas por Pagar con DocuClass Payables
Transforma la gestión de documentos por pagar con validación fiscal automática, integración con tu ERP, portal de proveedores integrado y control documental avanzado. Mantén cumplimiento normativo continuo mientras reduces significativamente los tiempos y costos de procesamiento de facturas electrónicas y no electrónicas.
Beneficios de DocuClass
Payables
Solución Completa y llave en mano: Permite automatizar todo el ciclo de cuentas por pagar de manera rápida y eficiente.
Se integra con tu ERP (Oracle, SAP, Dynamics, otros) así como con el ente regulador de tu país (SUNAT, SAT, DIAN, SII, Ministerio de Hacienda, entre otros)
Elimina tiempo y costos asociados con las tareas manuales del control de cuentas por pagar.
Brinda total visibilidad y trazabilidad sobre el proceso de cuentas por pagar. Desde que llegan las facturas hasta el momento del pago.
Optimiza la relación cliente-proveedor creando un ecosistema colaborativo entre ambos.
Brinda métricas, indicadores y toda información relevante para una mejor toma de decisiones
¿Cómo funciona DocuClass
Payables?
Captura de Facturas
Digitaliza automáticamente facturas electrónicas y físicas desde múltiples canales de recepción. Extrae datos clave mediante la lectura del XML/Jason y OCR+IA avanzado, valida información fiscal contra bases SUNAT y clasifica documentos por pagar según tus reglas de negocio, eliminando la captura manual de datos.
Extracción de Datos
El sistema extrae la data contenida en el archivo XML/Jason y mediante el uso IA avanzado extrae con precisión datos fiscales de facturas no electrónicas. Captura automáticamente información del encabezado (RUC/NIT, razón social, montos) y detalles de productos para validación automática y registro en cuentas por pagar.
Validación y Conciliación
Conecta con tu ERP para validar cada factura electrónica contra la orden de compra correspondiente, verificando montos, productos recibidos y cumplimiento de términos contractuales. Automatiza procesos de control como Three-Way Matching, validación presupuestaria y aplicación de reglas de negocio en la gestión de cuentas por pagar.
Flujo de Aprobación
Gestiona automáticamente reglas de negocio personalizables, alertas de vencimiento de facturas, notificaciones de excepciones en cuentas por pagar y seguimiento de plazos contractuales. Configura workflows inteligentes que monitorean el período medio de pago a proveedores, detectan discrepancias fiscales y escalan aprobaciones según políticas empresariales definidas.
Integración con el ERP
Integración universal con sistemas ERP (SAP, Oracle, Dynamics, otros) a través de APIs robustas, web services y consultas directas a base de datos. Sincroniza automáticamente cuentas por pagar, importa datos de proveedores y ofrece acceso documental centralizado para optimizar el flujo de información financiera entre sistemas.
Métricas
Genera métricas financieras y KPIs en tiempo real para optimizar la gestión de cuentas por pagar:
- Rotación de cuentas por pagar.
- Período medio de pago a proveedores.
- Análisis de flujo de caja financiera.
- Control de facturas pendientes y seguimiento de compliance fiscal.
- Dashboards ejecutivos proporcionan visibilidad completa del desempeño financiero y relaciones con proveedores.
Portal de Proveedores
Portal de proveedores colaborativo que centraliza la gestión de la relación comercial:
- Permite subir cotizaciones y facturas electrónicas.
- Consultar el estado de documentos por pagar en tiempo real.
- Rastrear el progreso de órdenes de compra y acceder al historial completo de transacciones.
- Fortalece la comunicación con proveedores y reduce consultas manuales mediante autoservicio digital.
Comparación entre la recepción básica y avanzada de facturación electrónica en DocuClass
Funcionalidades de Docuclass Payables
Recepción Básica de Facturación Electrónica
Recepción Avanzada con Validación y Workflow
Monitoreo de cuentas de correo
Extracción y captura automática
Validación con el Ministerio de Hacienda
Aprobación manual de facturas
Consulta de facturas
Exportación de los datos capturados
Seguridad y control de accesos
Validación de datos automática
Flujo automático de aprobación
Conciliación y validación 3 Way Match
Creación del pre asiento contable
Portal de proveedores
Reportes gráficos y tabulares
Gestión documental avanzada
Envió de notificaciones y alertas
Certificaciones
En DocuClass, la seguridad y el cumplimiento normativo son pilares fundamentales. Contamos con certificaciones internacionales como ISO 27001, SSAE-16, PCI DSS, HIPAA y SOC 2, que garantizan la protección de la información, la integridad de los procesos y el cumplimiento con los más altos estándares en la administración de cuentas por pagar.
Preguntas Frecuentes (FAQs)
¿Se puede integrar DocuClass Payables con mi ERP?
Si. DocuClass Payables es un sistema de arquitectura abierta que cuenta con múltiples herramientas para comunicarse con ERPs u otros sistemas. Estas incluyen Web Services, WEB APIs, consultas a bases de datos, db query updates, consulta de archivos, entre otros.
¿Qué tipo de validaciones puedo implementar para el proceso de cuentas por pagar?
Con DocuClass Payables usted tiene una amplia gama de opciones de validación y control. Por ejemplo, usted puede validar si los montos coinciden, verificar si la orden de compra existe, si la factura es duplicada, validar el estado fiscal de la factura con el ente regulador, cotejar el tipo de proveedor y si ofrecen descuento por pronto pago, etc.
¿Cuánto tiempo toma una implementación?
Dependiendo de la complejidad del alcance, un proyecto puede ser implementado en unas cuantas semanas o hasta varias semanas. Pero usualmente nunca es mayor a 90 días.
¿Cuánta experiencia tiene DocuClass Payables y el equipo de implementación en este tipo de proyectos?
DocuClass Payables ha sido implementado en toda la región latinoamericana en cientos de clientes de toda envergadura y tamaño. Así mismo, el equipo de implementación tiene una amplia experiencia con el proceso de cuentas por pagar en la mayoría de países de la región.
Si estás comparando opciones, revisa nuestra comparativa de los mejores software de cuentas por pagar, donde analizamos 9 soluciones con los mismos criterios.
¿Cómo es el servicio de soporte?
En el marco de nuestro enfoque de servicio, orientado 100% a optimizar la experiencia del cliente, brindamos un servicio diferenciado pre y post venta tanto a nivel comercial, consultivo y técnico. Acompañamos al cliente durante todo el proceso de implementación, hasta la puesta en marcha del proyecto. Luego de ello, el cliente recibe atención técnica proactiva y reactiva a fin de solucionar problemas potenciales y existentes de la manera más expeditiva posible.
¿DocuClass Payables puede gestionar el proceso de requerimiento de compra?
Sí. DocuClass Payables le permite automatizar el ciclo completo de purchase to pay desde la gestión de compra hasta el procesamiento y aprobación de la factura.
¿Qué funcionalidades clave son parte de DocuClass Payables?
Portal de Proveedores, flujos automatizados de revisión y aprobación de facturas, métricas e indicadores, validación fiscal automática, captura de datos de facturas automática, conciliación de facturas, y mucho más.
¿DC Payables se integra con el ente regulador de mi país?
Tiene integración con la mayoría de los entes reguladores. Para más información contacta con nuestros consultores.