Una vez que la información ha sido capturada, es necesario organizarla de acuerdo a una estructura documental que permita un acceso y consulta intuitivas a porciones especificas o toda la información.

Para ello, es recomendable implementar un sistema de gestión de información intuitivo y flexible, que esté integrado estrechamente con el proceso de captura, a fin de que no existan pasos intermedios entre la captura y gestión de la información. Dado que el acceso a esta información va ser cada mes más dinámico, con usuarios internos y externos desde locaciones remotas, es necesario que el sistema de gestión usado, brinde funciones robustas de seguridad y control de acceso.

El sistema debe permitir definir perfiles y roles para cada grupo de usuario a fin de controlar qué información es accesible y qué permisos cada usuario tiene sobre ella. Así mismo, los controles de acceso también deben permiten gestionar si un usuario puede participar en procesos específicos o no.