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¿Qué es un Sistema de Gestión Documental y para qué sirve?

A medida que las organizaciones crecen, lo hacen también exponencialmente el número de documentos relacionados a los diferentes procesos empresariales. Frente a este panorama, surgen nuevos problemas para encontrar y acceder a la información relevante de negocio, perjudicando así a la productividad general de todos los colaboradores y la eficiencia en la atención brindada a sus clientes.

En este contexto, los sistemas de gestión documental se presentan como una solución que permiten manejar de manera óptima la información, siendo a su vez fundamentales en el proceso de transformación digital.

¿Para qué sirve un Sistema Gestión Documental?

Un sistema de gestión documental es de suma importancia para toda empresa que maneje grandes volúmenes de información, ya que permite la captura de la información, extracción de los datos, accesibilidad a los documentos y automatización de cualquier tipo de procesos. Todo desde cualquier lugar, a través de cualquier tipo de dispositivo (PC, laptop, smartphone, tablet).

Principales características:

Captura y Extracción de Datos:

El sistema procede la captura de los datos de documentos físicos o digitales a través de diferentes tipos de tecnologías. En el caso de documentos físicos se pueden usar OCR, Inteligencia Artificial, entre otros, para convertir las imágenes digitales en texto legible.

Una vez extraídos estos datos, pueden ser almacenados y clasificados de acuerdo a palabras claves identificadas en el documento.

Almacenamiento:

Toda la información es almacenada en un repositorio para su posterior recuperación. De esta forma se puede acceder a los documentos guardados en carpetas específicas del sistema, desde cualquier lugar y en todo momento de forma instantánea.

Accesibilidad

La información es accesible a través de cualquier dispositivo. De esta manera, el usuario puede encontrar los documentos a través de una búsqueda simple. No solo ello, se puede configurar el sistema para que existan niveles de acceso acorde a los diferentes tipos de usuarios y jerarquías dentro de la organización.

Esto se logra ya que los documentos digitalizados contienen diferentes datos por los cuales se pueden filtrar, como nombres de persona, nombres de empresa, razón social, montos, entre muchos más.

Control de Versiones:

El control de versiones se refiere a la capacidad del gestor documental para mantener diferentes versiones del documento. Al tener, por ejemplo, una hoja de cálculo con modificaciones, se puede modificar o perder información importante.

Por lo tanto, contar con todas las versiones del documento disponibles y, con registro de quienes realizaron los cambios, es clave para evitar pérdidas de datos relevantes para la organización.

Seguridad de la Información

La seguridad de la información es vital, sobre todo, considerando los ataques cibernéticos que tienen nuevas formas para vulnerar la información empresarial. En ese sentido, es importante contar con múltiples capas de seguridad tanto a nivel del sistema de gestión documental (aplicación) como a nivel de infraestructura. Controles robustos de acceso como doble autenticación, verificación biométrica, uso de certificados digitales, redundancia, copias de seguridad, control de permisos documentales, y amplios opciones de gestión de contraseñas son una necesidad imperativa para garantizar la protección de los datos.

Beneficios de utilizar un sistema de gestión documental

En nuestra experiencia con el gestor documental DocuClass, hemos podido brindar una gran cantidad de beneficios a nuestros clientes, entre los cuales se destacan los siguientes.

Reducción de Costos Operativos

Mantener los documentos físicos genera diferentes costos que muchas veces pasan desapercibidos. Por ejemplo, se encuentran costos asociados al almacenamiento y mantenimiento de los archivos. Asimismo, los tiempos de búsqueda manuales y extravíos impactan también a la empresa. Todos estos y más, pueden llegar a generar hasta un 85% en costos operativos ocultos.

Aumento de la Productividad

La accesibilidad que brinda la documentación digital permite el acceso rápido y remoto a la información. De esta forma, logramos evitar que cientos o hasta miles de horas sean destinadas solo a buscar documentos, permitiendo destinarlas a tareas más importantes que agreguen valor a la organización.

Permite la Automatización

Tener la información digitalizada permite que puedan generarse proceso automatizados. Por ejemplo, DocuClass puede generar reglas de negocio para que documentos con ciertas características o valores lleguen a ciertas áreas y generen alertas para la revisión y aprobación de estas.

Mejora el Ambiente Laboral

Realizar tareas repetitivas y tediosas genera un clima desfavorable para los colaboradores. A esto hay que sumarle conflictos por extravío o traspapeleo de la documentación, situación que no ocurre cuando la información se encuentra accesible y rastreable en todo momento.

Permite el Trabajo Remoto

En tiempos de pandemia por el COVID-19, en donde las organizaciones deben adaptarse al trabajo remoto, manejar la información a distancia de manera descentralizada se vuelve más importante que nunca. Una solución de gestión documental se convierte en pieza clave para evitar aglomeraciones de personal y que los colaboradores puedan acceder desde sus hogares.

Reduce el Impacto Ambiental

No solos se trata del beneficio por la eliminación del papel, también hay costos asociados por trabajar de manera centralizada a consecuencia de contar con la documentación física. Las emisiones recurrentes de CO2 por el transporte y el uso de energía del centro laboral son factores a tomar en consideración.

¿Qué sistema de gestión documental usar?

Un buen sistema de gestión documental debe ser flexible, personalizable y escalable en la organización. Debe contar con funciones clave que permitan:

  • Buscar información por palabras clave.
  • Ofrecer seguridad certificada.
  • Control de Versiones.
  • Acceso a usuarios por permisos.
  • Permitir flujos de trabajo y reglas de negocio.
  • Almacenamiento de cualquier tipo de documento.
  • Visualización de documentos.

Estas son solo algunas de las características clave de DocuClass. Pero lo más importante, es que cuenta con más de 20 años de experiencia en el sector y más de mil clientes que lo usan en el mundo, siendo así una de las soluciones líder en la industria.

Para mayor información sobre el DocuClass, puedes ingresar a este enlace y conocer sobre la Digitalización Inteligente de Documentos.

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