La factura electrónica es un comprobante de pago digital que tiene el mismo valor de uno físico. No obstante, se diferencia por las grandes ventajas que ofrece ya que permite realizar las transacciones comerciales de una manera mucho más rápida y sencilla.
Adoptar esta tecnología no solo facilita la recepción y emisión de facturas mediante entes reguladores como SET en Paraguay o el Ministerio de Hacienda en El Salvador, sino que potencia el alcance para lograr la automatización de procesos clave en las empresas como el de Cuentas por Pagar que podría estar generando a la empresa costos ocultos.
¿Qué ventajas ofrece la Facturación Electrónica?
Las facturas electrónicas generan documentos digitales que mejoran su legibilidad, autenticidad e integridad, ya que incluso pueden verse apoyadas de tecnologías como la Firma Digital.
Al adoptar la Facturación Electrónica, verás estos beneficios.
- Reducción de espacios para el almacenamiento de Papel
- Reduce considerablemente los errores humanos.
- Reduce los ciclos de tramitación.
- Facilita el acceso a la documentación requerida (facturas).
- Elimina el uso de papel.
- Combate cualquier tipo de fraude fiscal.
- Facilita la automatización de procesos
¿Cómo puedo implementar la facturación electrónica en mi empresa?
Realizar este proceso puede hacerse de tres maneras distintas: a través de un desarrollo propio, extensión de un software ya utilizado o mediante la elección de un proveedor de servicios.
1. Desarrollo de Software Propio:
La empresa puede elegir esta vía, para ello deberá crear su propio software con las especificaciones técnicas brindadas por el ente regulador de su país (SET, Hacienda).
Ventajas:
- Tiene control completo de la solución.
Desventajas:
- Toma mucho tiempo.
- Es muy costoso.
- Puede haber problemas cuando se desee escalar el proyecto.
2. Software Contable o Módulo de ERP:
Quizá ya estés usando un software contable o ERP, en esos casos, es posible que tengan un módulo de extensión para facturación electrónica, el cual debería solicitarse al proveedor actual por un costo adicional.
Ventajas:
- Uso del mismo software.
Desventajas:
- Limitaciones cuando desee automatizar el proceso.
- Limitación en la adopción de nuevas tecnologías.
3. Proveedor de Facturación Electrónica:
Hay muchos proveedores, por lo que elegir al correcto es importantísimo. Una vez superada esta barrera, puedes solucionar tus problemas de facturación electrónica actuales y asegurar el resolver las necesidades que puedan aparecer en el futuro.
Desventajas:
- Elegir un mal proveedor, puede causar muchos problemas.
Ventajas (si encuentras el proveedor correcto):
- Se adapta a cualquier ERP.
- La solución se adapta a tu proceso ya que es personalizable.
- Te permite escalar hasta automatizar el proceso completo de Cuentas por Pagar.
¿Cómo elegir al proveedor adecuado?
El proveedor fiable debe contar con las siguientes características:
- Experiencia en el mercado que lo respalde.
- Solidez que te asegure su continuidad en el negocio.
- Certificaciones de seguridad que protejan tu información.
- Soporte local.
Estos son algunos de los tantos requisitos con los que cumple DocuClass eInvoices para solucionar los retos que pueda suponer la implementación de la Facturación Electrónica. Si deseas conocer más sobre la solución y obtener mayor información, puedes dar clic aquí.
