El proceso Purchase to Pay, también conocido como proceso P2P, consta de varias fases que van desde la solicitud de un producto o servicio a los proveedores hasta el pago posterior de los mismos.
El proceso puede ser dividido en dos grandes etapas. La primera es el proceso relacionado con el requerimiento y generación de la orden de compra (más conocido como Requerimiento de Compras o Gestión de Gasto) y la segunda es el proceso de recepción, procesamiento y pago de facturas (más conocido como Cuentas por Pagar).
La etapa de “Requerimiento de la compra” comprende todo el proceso de requerimiento, revisión y aprobación de compra de un bien o servicio, e incluye una seria de acciones más o menos secuenciales como:
- Verifi¬cación y control de stock para el producto o servicio en cuestión.
- Generación del requerimiento mismo de compra.
- El Control y la verifi¬cación presupuestal.
- Recepción y revisión de cotizaciones.
- Flujo de aprobación del Requerimiento de Compra.
Negociación/Contratación Generación de OC Pago de Facturas Recepción/ Procesamiento de Facturas Recepción de Producto y/o Servicio pedido de compras.
- Aprobación de la cotización más conveniente.
- Generación de la orden de compra.
La etapa de Cuentas por Pagar incluye una serie de acciones como:
- Recepción y Registro de las facturas emitidas por el proveedor.
- El Control y la validación de facturas. Validación de Documentos sustento.
- Control 3 Way Match.
- Control de montos.
- Gestión de pagos parciales.
- Aprobación del pago.
- Pago de facturas.
- Análisis de las métricas y tendencias.
El siguiente diagrama muestra ambas etapas de manera global:
