Delatolas

Delatolas

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Desafío

La compañía realiza miles de distribuciones a diario, atendiendo a una serie de canales de distribución como supermercados, almacenes centrales, pequeñas tiendas minoristas, HO.RE.CA. Ubicaciones, destinatarios de e-Shop, tiendas y organizaciones comerciales.

Se hizo necesario que adoptaran un sistema de software que permitiera, de manera rápida y sencilla, organizar los procesos de distribución de la manera más eficiente posible. Mientras se comparte información sobre el estado de cada envío con todos los participantes, en tiempo real.

 

Nuestra Solución

A través del uso de DocuClass eLogistics ahora Delatolas está en condiciones de proporcionar a sus clientes información en tiempo real con respecto a sus envíos, en todos los centros urbanos principales, donde se realizan envíos utilizando su propia flota, así como en áreas donde sus asociados tienen acceso directo a sus sistemas.

Además, sus destinatarios ahora tienen acceso a nuestro Portal «Tiempo Real», a través del cual tienen una visión directa de todos los detalles de los pedidos. La información sobre cada entrega, junto con la copia firmada digitalizada, se encuentre disponible en nuestro Portal; y también pueden enviarse automáticamente al sistema del destinatario.

Adicionalmente, se puede proporcionar un servicio de «Reserva y Contratación», a través del cual los clientes de sus destinatarios pueden decidir en el momento de realizar el pedido, la fecha y hora deseadas en que desean recibir sus producto

Cliente

Delatolas

Laar Courier Express

LAAR COURIER EXPRESS

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Desafío

LAAR Courier Express. emite documentación que respalda cada transacción realizada, generando un gran volumen de documentos que deben ser almacenados en bodegas arrendadas para cumplir con los requerimientos tributarios de Ecuador.

El proceso original implicaba digitalizar cada documento con el fin de almacenarlos digitalmente organizados por meses, días y por situación geográfica en un proceso completamente manual. Luego las copias en papel eran enviadas al departamento de Atención al Cliente quienes las archivaban. Una vez terminado este proceso estas cajas eran entregadas semanalmente al proveedor encargado de custodiarlas.

No existía ningún control que permitiera validar la existencia de todas las guías despachadas en formato electrónico. Esto no solamente dificultaba el seguimiento de la documentación, sino que principalmente provocaba la insatisfacción del cliente por las demoras al momento de solicitar información sobre una transacción, lo cual significaba para LAAR Courier Express S.A. un tiempo considerable para recuperar la documentación requerida. 

Nuestra Solución

LAAR Courier Express. utilizó la solución DocuClass que inicialmente tenía como objetivo reemplazar el software anterior y almacenar la documentación en formato electrónico, en un repositorio centralizado, seguro, y accesible desde cualquier punto de la empresa en todo momento.

Esta primera etapa fue implementada en menos de una semana, dejando a punto del sistema así como las estaciones de escaneo y capacitándose a los usuarios del proceso de captura.

Una vez concluida la etapa de implementación y, convencida de los beneficios que podían obtener con la solución, LAAR Courier Express S.A. decidió iniciar una segunda fase, la cual constó de la integración entre DocuClass y el sistema contable desarrollado in-house.

Actualmente, LAAR Courier Express. cuenta con un proceso documental que le ha permitido a la empresa, en primera instancia, establecer puntos de control que les permite asegurar la calidad de la información almacenada en su sistema contable mediante el control cruzado con los documentos digitalizados en DocuClass, y por otro lado incrementar la satisfacción de los clientes con un mecanismo ágil de consulta.

Cliente

LAAR Courier Express

BIC Violex

Bic Violex

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Desafío

Debido al alto volumen de pedidos y envíos, BIC necesitaba una mejor solución para optimizar y automatizar no solo el proceso de distribución, sino también para agilizar el intercambio de información con terceros, como Forwarders, 3PL, Agentes, Clientes e internos Ventas, Servicio al cliente, cuentas por cobrar, control de crédito, almacén, etc.

Nuestra Solución

BIC eligió la plataforma del software DocuClass por CIMA Software después de evaluar la integridad de las funciones ofrecidas, su facilidad de uso y su flexibilidad para expandirse y adaptarse a nuestras necesidades en constante cambio.

Para resolver este problema, implementaron el software DocuClass, que permitió administrar de manera eficiente un aumento de sus pedidos, al tiempo que disminuyeron el tiempo de respuesta a las solicitudes de los clientes y mejoraron su experiencia de nivel de soporte.

Cliente

Bic Violex

Zoll

Zoll

zoll

Desafio

Los procedimientos de Zoll para el procesamiento de los formularios de disposición de materiales no conformes, inspección de entrantes), así como los informes de condiciones insatisfactorias, eran basados enteramente en papel y en mano de obra intensiva.

Una vez firmados, se podría decidir los pasos apropiados para ser ejecutados, como devolver una pieza defectuosa, repararla, etc. El proceso desde el momento de crear el formulario hasta la firma podría tardar hasta 35 días (dependiendo del formulario en particular).

Nuestra Solución

Se emuló el proceso manual de papel con un robusto flujo de trabajo (Workflow) que cumple con todos los requisitos de FDA 21 CFR Part 11 y en particular con el uso de los formularios electrónicos (eForms DC) y la aplicación de firmas electrónicas con una forzada doble autentificación.

Debido a la flexibilidad para personalizar la solución, el módulo de formularios electrónicos está directamente integrado con bases de datos de MS Access de Zoll.

Después de haberse realizado la implementación por sólo 2 meses, los primeros resultados han demostrado una mejora inmediata en comparación con el original sistema basado en papel.

Algunos resultados tempranos medibles son: la reducción del tiempo de procesamiento de Formularios de Disposición de Materiales (de 23 a 4 días) y otros parámetros clave hasta un 81%. Esto se traduce en menores gastos de escaneo de papel y archivo; otros beneficios posteriores son el mayor rendimiento de material y producción, así como una reducción significativa en el consumo de papel.

Cliente

Zoll