Como parte de una iniciativa global para agilizar sus operaciones internas, el HACP decidió invertir en una solución de gestión de contenidos empresariales (ECM) con el fin de lograr los siguientes objetivos:
• Mejorar la eficacia y eficiencia de las operaciones
• Mejorar el control y la seguridad de los registros públicos
• Imagen disponible para las aplicaciones centrales administrativas
• Reducir el costo y el espacio necesario para mantener los registros del HACP
• Asegurar y documentar el cumplimiento de la regulación con los registros de retenciones
• Optimizar los procedimientos de auditoría
• Eliminar las redundancias y la duplicación de esfuerzos
El proyecto se inició en el departamento de Finanzas, Cuentas por pagar y de Compras, donde se utiliza DocuClass para agilizar la tramitación y aprobación de todas las facturas entrantes y los documentos relacionados. Todas las guías de remisión y facturas se escanean y se indexan reutilizando los datos del sistema financiero Emphasys Elite con el fin de reducir al mínimo la entrada de datos innecesarios. Una vez que las facturas y guías de remisión se emparejan, los documentos se envían al departamento de Finanzas y una notificación automática se envía al jefe de servicio correspondiente para la solicitud de aprobación del pago.
Una vez recibida la solicitud de aprobación, todos los documentos se trasladan a la sección de procesamiento de pagos de DocuClass Workflow donde DouClass se actualiza desde Emphasys con el número de verificación y la fecha de pago correspondiente. Cuando el cheque se imprime, también es capturado y acompañado con el resto de documentos en DocuClass para el almacenamiento de registro permanente.
Después de que el sistema de Finanzas, Cuentas por Pagar y de Compras se completara con éxito, DocuClass se ha implementado gradualmente en muchos otros departamentos, como Occupancy, Community Affairs, Low Income Public Housing, Resident Services, Operations and Information Systems.
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