Un desafío futuro que deberá enfrentar toda empresa que aún no lo haya hecho, es el de la transformación digital. Documentos de todo tipo como archivos y contratos que requieren el tratamiento adecuado para mantener un orden interno.
En esa línea, la gestión documental se presenta como el proceso de capturar, almacenar, organizar y simplificar la gestión de los documentos de una organización, de modo que puedan ser ubicados fácilmente.
– Automatizar para ganar parte 1: La importancia de TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE los contratos
En el caso específico de los documentos contractuales, la realidad es que en todas las empresas, las solicitudes, revisiones, aprobaciones y firma son tareas complejas y tediosas. Es común incluso que en varias ocasiones se pierda el control y su seguridad se vea amenazada.
Automatizar la gestión digital de contratos en una empresa es un proceso clave para generar una mejor relación entre todas las partes involucradas. Implementar la automatización de los documentos contractuales ha beneficiado a organizaciones de rubros tan variados como:
– Salud, minería, inmobiliarias, retail, construcción.
– Recursos humanos, logística de consumo y suministro.
– Petróleo y energía, o servicios financieros.
Los contratos de por sí son diferentes a otros tipos de documentos porque deben cumplir con dos elementos interdependientes:
– Resultar de un proceso de revisión, edición y aprobaciones.
– Resultar de un proceso de firmas con sustento legal de todas las partes involucradas.
Un contrato puede ser firmado solo si ha sido revisado exhaustivamente, si ha sido modificado a satisfacción de todas las partes y se convierte en un documento con carácter legal únicamente después de haber sido refrendado y firmado por todas las partes. En esta parte cobra gran protagonismo la firma electrónica.
Aplicar una automatización digital de manera integral es un reto constante para todo tipo de organizaciones. Y es que no basta con digitalizar el proceso antes de la firma, sino también se necesita digitalizar el proceso de firma a través de herramientas tecnológicas que garanticen su sustento legal.
Implementar la digitalización permite esta óptima gestión de personas, lo que se traduce en lograr una fácil gestión de firmas de forma más segura y fácil por parte del empleador. Por ejemplo, con una plataforma integral documental de Recursos Humanos, se puede elaborar un contrato laboral y enviarlo al colaborador para colocar su firma electrónica, para que el mismo revise con detenimiento el contrato de trabajo, y pueda firmarlo digitalmente.
Además del dinamismo entre los involucrados de la gestión de contratos, una vez que se logre la automatización se podrá:
– Impulsar la rentabilidad de las empresas.
– Respaldar las relaciones comerciales.
– Y proteger los intereses de toda organización.
Por ejemplo, las empresas del sector minero, pueden aumentar su eficiencia y competitividad, optimizando recursos y mejorando la toma de decisiones. Almacenando y gestionando adecuadamente cada documento derivado de los procesos de licitación con el Estado, o mantener al día las provisiones para alimentar a los trabajadores de todo el campamento minero.
¿Qué te parece esta información sobre el inminente futuro de las organizaciones? Entendemos que los negocios rentables tienen que renovarse y mejorar sus procesos, por ello la automatización juega un rol fundamental en este proceso.
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