Primero explicaremos como funciona la emisión de Facturas Electrónicas para que puedan tener un mejor entendimiento del proceso y de cuán importante puede resultar optimizarlo, generando ahorros considerables de tiempo y recursos.
El proceso de emisión funciona de 2 maneras:
- SUNAT ofrece el portal SOL (Sunat Operaciones en Línea) que permite a sus contribuyentes usar esta plataforma para la emisión de sus documentos contables (Boletas, Facturas, Notas de Débito, Notas de Crédito, etc.). Este proceso es de uno en uno, quiere decir que el contribuyente deberá ingresar a las opciones del portal SOL y si por ejemplo tienes 100 facturas, deberá registrarlo 100 veces.
- La segunda opción es contar con un Proveedor de Servicios Electrónicos homologada por SUNAT para ofrecer una solución de emisión que cumpla con las normativas de SUNAT. En esta opción se pueden emitir de 2 maneras
- Usar un Portal Facturador que cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva, que permite registrar las facturas de uno en uno, o también usar una plantilla para subir un Excel con varias facturas.
- Contar con una solución que se encargue de capturar los registros de facturas emitidas por su sistema de facturación o ERP, mediante FTP en los distintos formatos XML, XLS, XLSX y también mediante Web Services.
Esta sería la primera etapa en la que el usuario no interactúa mucho con la solución; la parte complicada viene para los clientes que reciben una cantidad considerable de Facturas Electrónicas que les llegan al buzón del correo, este proceso actualmente es manual y toma mucho tiempo, descargando correos, imprimiendo las Facturas, ingresando al ERP para hacer consultas como por ejemplo OC, Montos, Razón Social y otros. Esto genera muchos errores humanos, generando demoras en los pagos a los proveedores o entregando información errónea y fuera de tiempo, generando molestias en las áreas de finanzas.
En la actualidad hay muchos proveedores que solo permiten realizar la captura de la Facturación Electrónica y en ocasiones el Proveedor debe enviar los correos al Proveedor de Facturación Electrónica, generando molestias y procesos adicionales.
La mejor opción es que la Solución monitoreo la cuenta de correo del cliente, capture la Factura Electrónica (XML + PDF), registre la factura y siga un proceso de validaciones y notificaciones sin tener muchas intervenciones del usuario, esta automatización permitirá integrarnos con su Sistema ERP y saber si la OC existe, o poder tomar acción cuando llegan facturas de un proveedor específico, permitiendo reducir costos de procesamiento de factura y tiempo, brindando mayores beneficios a sus proveedores, como por ejemplo el Factoring.
