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gestion de contratos peru

7 elementos claves de la gestión de contratos con firma electrónica

¿Qué es la gestión de contratos?

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La gestión de contratos es un proceso fundamental en el ámbito empresarial que implica la creación, ejecución y análisis de contratos para maximizar el rendimiento operativo y reducir los riesgos financieros y legales. Este proceso se aplica tanto a contratos con proveedores como con clientes, abarcando desde acuerdos simples hasta contratos complejos con múltiples cláusulas y anexos.

¿Por qué contar con un software de gestión de contratos?

Contar con un software de gestión de contratos, como DocuClass eContracts, es esencial para garantizar una administración eficiente y segura de los contratos. Este tipo de software permite una mayor organización, reducción de errores y una considerable disminución de los tiempos de procesamiento. 

Además, ofrece una trazabilidad completa y visibilidad sobre el estado de los contratos, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones informadas y a tiempo. La integración de firmas electrónicas en este proceso mejora la eficiencia y también garantiza la legalidad y autenticidad de los documentos firmados.

Elementos clave de la gestión de contratos

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1. Integrar la firma electrónica con la gestión digital del contrato

No basta con implementar herramientas de firma electrónica sin prestar atención a la gestión integral del flujo del contrato. Ignorar esta integración puede llevar a:

  • Documentos contractuales incorrectos o incompletos: La falta de una gestión digital integral puede resultar en la firma de versiones incorrectas del contrato, documentación de respaldo ausente o aprobación insuficiente.
  • Demoras en la gestión del contrato: Un proceso manual genera retrasos innecesarios y puede afectar negativamente las ventas, el desarrollo de negocios y la satisfacción del cliente.
  • Falta de trazabilidad y visibilidad: Sin un proceso digital, es difícil para la gerencia tener una visión completa del estado de los contratos, lo que impide tomar decisiones oportunas.

La gestión digital debe controlar el proceso de firma, asegurando que solo las personas autorizadas puedan firmar y que estas acciones se realicen conforme a las reglas de negocio establecidas.

2. Gestionar tres tipos de firmas con validez legal

El sistema debe soportar diferentes tipos de firma electrónica para distintas situaciones:

  • Firma biométrica: Ideal para entornos presenciales, registra la biometría correspondiente de cada firma y es útil en contratos crediticios, laborales y acuerdos de servicios fuera de la oficina.
  • Firma con certificado digital: Utilizada por firmantes internos como gerentes o apoderados legales, requiere certificados otorgados por una entidad autorizada.
  • Firma remota: Usada por terceros en procesos de firma, garantizando autenticidad mediante PIN por SMS, geolocalización, IP y grafología de la firma.

3. El sustento legal de un contrato no solo se basa en la validez legal de la firma

El soporte jurídico de un contrato también depende de:

  • Garantizar que el documento no ha sido alterado.
  • Asegurar que solo personas autorizadas han trabajado con el documento.
  • Confirmar que se ha firmado la última versión del acuerdo.
  • Controlar la seguridad y los permisos de acceso.
  • Tener visibilidad total sobre el proceso de inicio a fin.

4. Capacidad de edición en línea y gestión de versiones

Un contrato suele modificarse varias veces antes de su firma final. El gestor digital debe permitir la edición de documentos directamente en el sistema y gestionar versiones para asegurar que siempre se trabaje con la última versión, permitiendo revisiones anteriores si es necesario. Además, la edición debe poder realizarse en línea y simultáneamente por varios usuarios.

5. Asegurar la seguridad e integridad del proceso

El sistema debe contar con políticas de seguridad y permisos que otorguen derechos de revisión, edición, aprobación y firma solo a personas autorizadas, bajo las condiciones y requisitos del negocio. La integración con AD, auditoría por documento, usuario y tipo de actividad, y funciones que aseguren que la última versión del documento no ha sido modificada, son fundamentales para mantener la integridad del proceso.

6. Control de plazos y vencimientos

El factor tiempo es crucial en la gestión de contratos para evitar penalidades por incumplimientos y minimizar riesgos. El gestor digital debe proporcionar alertas automáticas antes del vencimiento de un contrato y gestionar los tiempos de manera dinámica, asegurando que los contratos sean revisados, aprobados y firmados dentro de los plazos estipulados.

7. Facilitar la gestión descentralizada de contratos

A menudo, los contratos se ejecutan y firman con terceros ubicados en diferentes lugares. El sistema debe gestionar el proceso de revisión, edición, aprobación y firma de manera intuitiva y automática, controlando cuándo y cómo los participantes externos acceden, visualizan, modifican y firman los contratos. Por ejemplo, un contrato que requiere información del proveedor no debe poder ser firmado hasta que toda la documentación esté completa.

En resumen, la gestión de contratos con firma electrónica es un proceso complejo que requiere una integración cuidadosa y herramientas adecuadas para garantizar la eficiencia, seguridad y legalidad. 

Utilizar un software como DocuClass eContracts facilita este proceso y asegura que todos los elementos clave se cumplan, permitiendo a las organizaciones gestionar sus contratos de manera efectiva y segura.

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