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gestion de contenido empresarial

La guía que necesitas saber sobre gestión de contenidos empresariales

¿Qué es la gestión de contenidos empresariales?

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La gestión de contenidos empresariales, también conocida como ECM (por sus siglas en inglés), es la encargada de automatizar la recopilación y gestión de información, combinando políticas, estrategias y métodos de trabajo. 

El ECM se encarga de almacenar, gestionar y compartir eficientemente los contenidos de una empresa, lo cual ofrece la mejora de los flujos de trabajo y garantiza la seguridad de los documentos mediante niveles de acceso y el registro de actividad. 

¿Cómo se compone la gestión de contenidos empresariales?

  • Capturar: Durante esta fase de captura, los documentos en papel se transforman en formato digital y se guardan de forma segura en un repositorio digital. La conversión se lleva a cabo mediante tecnologías como OCR, HCR, ICR, OMR o códigos de barras. Además, se crean metadatos con índices para detallar las propiedades de los documentos y simplificar su búsqueda y localización.

  • Gestionar: Aquí se administra el ciclo de vida de los datos para cumplir con las políticas de retención de la empresa, regulaciones gubernamentales y estándares de la industria.

  • Almacenar: En este proceso se guarda información deseada , incluso temporalmente, aunque no sea necesaria o esté lista para ser almacenada. Se utilizan diversas infraestructuras como ubicaciones de almacenamiento, sistemas de archivos, gestores de contenido y bases de datos.

  • Preservar: En esta área del ECM se encarga de almacenar y realizar copias de seguridad a largo plazo. Además de cumplir con las normativas gubernamentales e industriales. Durante estos procesos, se elimina la información irrelevante.

  • Entregar: Este proceso se encarga de entregar la información proveniente de los componentes de gestión, almacenamiento y preservación del ECM a los usuarios. 

Utiliza una variedad de herramientas para asegurar que el contenido llegue a quienes lo necesitan. Los componentes de entrega se dividen en tres grupos: tecnologías de transformación, seguridad (no visibles para el usuario) y distribución (dadas al usuario, con diseño final de preferencias). 

¿Por qué es tan importante la gestión de contenidos empresariales para las empresas?

Un ECM es fundamental para la organización de una empresa, ya que proporciona acceso a un sistema que organiza y almacena información de manera eficiente.

Es importante destacar que un ECM incorpora características de seguridad que contribuyen a garantizar el cumplimiento normativo y la protección de datos confidenciales.

Además, la implementación de este permite a las empresas mejorar su eficiencia operativa al reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas, mejorando el acceso a información relevante y precisa, lo que a su vez mejora significativamente el proceso de toma de decisiones dentro de la empresa.

¿Por dónde iniciar con la gestión de contenidos empresariales?

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Para optimizar la gestión de la información, las organizaciones deben seguir un proceso estructurado que abarca la captura, clasificación y aplicación de normas de gestión para garantizar su integridad y utilidad. Es esencial controlar el acceso al contenido, facilitar la búsqueda y recuperación de datos, e integrar el contenido en los procesos empresariales para fomentar la colaboración y la eficiencia.

Reconozca el rol que desempeña el contenido en su empresa.

Se debe realizar una evaluación inicial buscando identificar los documentos en papel que podrían estar obstaculizando la eficiencia, así como determinar dónde reside el contenido empresarial dentro de la organización: ¿En archivos físicos, en almacenamiento en la nube o en un sistema ECM existente? 

Seleccione un proyecto inicial.

Las soluciones de ECM se caracterizan por su capacidad de escalabilidad y suelen iniciar su implementación en un departamento específico, y con el éxito de este se propague a otras áreas. Es por ello que, luego de la participación de todas las partes y la recopilación de la información pertinente, se procede al desarrollo de una visión clara y objetiva. Posteriormente, se brinda capacitación a los usuarios y se lleva a cabo la implementación de la solución. 

Extienda ECM a toda la empresa.

Una vez concluido el primer proyecto, se pueden aprovechar numerosos elementos y procesos, dándose una reducción de costos y una implementación más rápida de proyectos futuros. Generalmente, las empresas optan por desarrollar una estrategia de servicios compartidos para maximizar el rendimiento de su inversión en personal, contenido y tecnología.

¿Qué debería tener en cuenta al elegir una solución de gestión de contenidos empresariales?

Si tu empresa quiere dar un salto a la transformación digital y la automatización de procesos y requiere una solución de ECM, es crucial considerar estos diez aspectos importantes:

Alineamiento con los objetivos empresariales.

La elección de una solución de ECM implica una inversión significativa para tu empresa. Por lo tanto, debe contribuir al avance y logro de los objetivos principales, especialmente aquellos vinculados a la estrategia de oficina híbrida.

Al evaluar una solución, asegúrate de que sus atributos y capacidades agreguen valor a tus procesos actuales y promuevan el crecimiento y la expansión futura de la empresa.

Facilidad de uso.

La solución de ECM debe ser intuitiva y proporcionar un nivel aceptable de desempeño para los usuarios, de manera que se integre de manera eficiente en la empresa. Con una capacitación básica, los empleados deben aumentar su productividad y beneficiarse de una gestión de documentos sencilla y un acceso conveniente a archivos, lo que fomenta la colaboración y el rendimiento virtual.

Integración fluida de sistemas y aplicaciones existentes.

Una solución de ECM facilita la integración sin requerir una cantidad significativa de tiempo o recursos del equipo de TI. Es recomendable elegir una ECM que no necesite programación extensa y que sea compatible con una variedad de aplicaciones y sistemas, principalmente con tu sistema de ERP o sistema contable. 

Crecimiento flexible.

Es fundamental que tu solución de ECM pueda expandirse a medida que tu empresa evoluciona y sus requisitos cambian. Esto asegura una gestión de contenidos empresariales que se ajuste no solo al tamaño y necesidades actuales de tu empresa y modelo de oficina, sino que también esté lista para futuras eventualidades.

Compatibilidad con plataformas en la nube.

La adopción de almacenamiento en la nube es esencial para entornos de trabajo híbridos, ya que brinda escalabilidad, accesibilidad y seguridad a los equipos remotos. Una solución basada en la nube garantiza la seguridad de los datos y facilita a los empleados el acceso y la gestión de documentos en un entorno seguro, ya sea público o privado.

Accesibilidad remota.

En un entorno de trabajo híbrido, los empleados requerirán cada vez más acceso a documentos y archivos mediante dispositivos móviles como teléfonos inteligentes o tabletas. Por lo tanto, una eficaz gestión de contenidos empresariales debe ofrecer acceso remoto que se ajuste a la movilidad de los trabajadores.

Automatización y digitalización.

Una solución eficaz para la gestión de contenidos empresariales permitirá la conversión, procesamiento y almacenamiento en formato digital de documentos en papel.

Cumplimiento normativo.

Con el aumento del volumen de datos en las operaciones empresariales, el cumplimiento normativo se convierte en una preocupación primordial. Por lo tanto, es importante que una efectiva gestión de contenidos empresariales sea lo suficientemente adaptable como para cumplir con cualquier requisito futuro en materia de seguridad y registros.

Experiencia y asistencia del proveedor.

Es fundamental considerar la experiencia y el apoyo del proveedor al seleccionar una solución de ECM, buscando establecer una asociación sólida. Es recomendable evaluar si el proveedor ofrece servicios y asistencia antes, durante y después de la implementación, incluyendo programas de formación.

¿Por qué elegir a DocuClass como tu gestor de contenidos empresariales?

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