Si observamos la información y procesos que manejamos, no todos los procesos se inician y gestionan en base a documentos. Muchos de ellos son transaccionales. Es decir, que se inician y culminan a nivel de registro y los documentos cumplen, en ciertos casos, un rol de soporte.

Por ejemplo, un proceso de solicitud de crédito se inicia con el llenado y emisión de formularios de solicitud crediticia; un proceso de requerimiento de compra se inicia con el pedido a través de una plantilla de compra por parte de cualquier usuario de diferentes áreas a su jefatura correspondiente. Para todos estos escenarios, recomendamos usar formularios flexibles web que tengan integración directa con el gestor documental y los sistemas internos de la empresa.

En el caso de requerimiento de compras, un usuario podrá completar el formulario de requisición electrónicamente desde cualquier lugar o medio digital. De manera simultánea, el formulario procederá a validar criterios estandarizados, como la verificación de disponibilidad de presupuesto, el estado del inventario, entre otros, antes de dar paso al inicio del proceso de aprobación del requerimiento de compra que eventualmente requerirá soportes documentales como cotizaciones, especificaciones técnicas y finalmente la orden de compra.