Controlar y acceder a la información es fundamental pero no suficiente para asegurar la continuidad de procesos claves de negocio.  La información recibida no es estática. Cumple con un ciclo de vida y tiene un rol especifico en diversos procesos organizacionales.

Con ello en mente, las empresas deben ser capaces de gestionar todos sus procesos documentales y transaccionales de manera digital sin importar donde se encuentran los usuarios y sin depender de tareas manuales que tradicionalmente eran llevadas a cabo en oficinas físicas.

El sistema de información deberá permitir ejecutar acciones automáticas, monitorear vencimientos, generar alertas automáticas, distribuir la carga de trabajo, rutear documentos a través de un diagrama de flujo preestablecido, gestionar excepciones y mucho más.

Los procesos pueden ser iniciados de manera descentralizada de acuerdo a reglas de negocio estandarizados, pero manteniendo protocolos automatizados de control y trazabilidad. Por ejemplo, un jefe de área, puede solicitar la aprobación de compra de un producto determinado, directamente desde su oficina, casa u hotel, ingresando a un formulario WEB inteligente, el cual asegura el seguimiento de políticas de adquisiciones y ejecuta el inicio de un flujo de aprobación dentro de la organización.