Si bien, procesos documentales pueden ser digitalizados, automatizados y manejados remotamente, las empresas que aún dependan de documentos físicos para aprobaciones, firmas y autorizaciones con carácter legal, no podrán asegurar la continuidad de sus procesos en un mundo completamente digital y remoto. Estas empresas, tendrán que seguir dependiendo de la manipulación y distribución física de documentos a las personas responsables de las firmas y autorizaciones correspondientes.

Para resolver este problema, se recomienda utilizar un sistema de gestión informacion con la capacidad para firmar documentos PDF y XML con carácter legal utilizando firmas biométricas, firmas remotas o con certificado digital.  Estas funcionalidades, permitirán a los usuarios internos y externos, que tengan los permisos adecuados, firmar sus documentos PDF con carácter legal directamente dentro de la interfaz del sistema o utilizando dispositivos móviles.

Esto permite eliminar la dependencia en el papel para efectuar firmas físicas. Documentos como contratos, facturas, órdenes de compra (OC), solicitudes y otros documentos pueden ser rubricados digitalmente siguiendo las reglas y políticas de negocio correspondientes a sus procesos. Por ejemplo, el área legal de una empresa puede solicitar, crear, revisar y aprobar contratos involucrando tanto usuarios internos como externos (proveedores, socios externos, terceros).