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ecm gestor documental

ECM: Descubre todas las ventajas de tener un ECM para tu empresa

¿Qué es un ECM?

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Este término ECM surgió en 1990 en los Estados Unidos como una evolución de los sistemas de gestión documental y archivos electrónicos (DMS). ECM significa Enterprise Content Management, este representa un enfoque integral para la administración eficiente de la información dentro de una organización. 

El ECM abarca una variedad de tecnologías y prácticas para gestionar de manera centralizada la información empresarial, ya que es un sistema de organización y recopilación de información que se encarga de gestionar todo el ciclo de vida de las diferentes informaciones de las empresas.

Con esta tecnología, habrá un aumento significativo en la productividad, ya que los datos se recopilan y procesan de acuerdo con las necesidades específicas de cada organización, siendo una estrategia integral y una organización sistematizada que utiliza métodos altamente efectivos para aprovechar al máximo la información.

Significado de siglas ECM

Enterprise: Nos hace referencia «empresarial», y abarca todos los aspectos y departamentos de una organización. El ECM une el entorno corporativo y sus diferentes idiomas, interconectando las colaboraciones basadas en información y contribuyendo a generar un valor agregado a las actividades de la empresa. 

Content: Hace referencia al contenido; este abarca todo lo que son archivos multimedia y diversos formatos y tipos de información, que van desde documentos hasta datos, tareas, procedimientos y procesos. En el contexto del ECM, se refiere tanto a datos estructurados, como los asientos contables, como a datos no estructurados, como documentos y correos electrónicos. 

Management: Hace referencia al registro, administración, procesamiento y más. La «gestión», en el contexto del ECM, implica una serie de procesos fundamentales para manejar eficientemente la información empresarial. Esto incluye el registro exhaustivo de todo tipo de información relevante, su administración estructurada dentro del marco empresarial, el procesamiento y la edición según sea necesario, y finalmente su archivo; asegurándonos que la información esté siempre disponible.

¿Cómo funciona un ECM?

La ECM tiene como objetivo principal perfeccionar la gestión de documentos. Estos documentos se indexan utilizando campos predefinidos, los cuales sirven como vía de acceso al momento de almacenarse, guardando en una base de datos, administrada por una solución tecnológica de ECM.

La ECM opera mediante reglas de acceso y permite una integración fluida con otros sistemas, mejorando los resultados en diversas áreas del negocio. Esta integración optimiza la eficiencia y la colaboración en toda la organización, permitiendo una toma de decisiones más informada y estratégica.

Principales componentes del ECM

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  • Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): El reconocimiento óptico de caracteres permite escanear documentos para capturarlos y clasificarlos. Al capturarlo, se logra convertir el texto contenido en imágenes en documentos editables, facilitando la manipulación y su edición, permitiendo su utilización en diversas aplicaciones y sectores.

  • Firma digital: Actualmente el mundo está más conectado virtualmente, y es por ello que las empresas necesitan de manera fundamental la firma digital, dando una solución ya que permite firmar los documentos de forma electrónica y segura, sin necesidad de imprimirlos y haciendo que esto sea más rápido y sencillo, ya que se puede realizar en cualquier momento, ahorrando papel y también agilizando los flujos de trabajo y aumentando la eficiencia en las operación empresariales.

  • Crear formularios y campos: Nos permite diseñar o crear formularios con campos personalizados para satisfacer necesidades específicas, con estos campos podemos adaptar a las particularidades de tu organización, recopilando la información necesaria de manera eficiente y precisa; con esto garantizamos una recopilación de datos coherente y estructurada, facilitando el procesamiento y análisis posterior de la información.

  • Plantillas: En el software ECM, se pueden crear plantillas que definen metadatos específicos para diferentes grupos de archivos. Teniendo como función permitir configurar las características de los documentos, facilitando la extracción de datos conforme a los objetivos que se establezcan; esto nos permitirá optimizar el proceso de organización y gestión de la información, asegurando una clasificación coherente y eficiente de tus documentos.

  • Control de versiones: Nos permite registrar todas las versiones de un documento, lo que nos permite tener un seguimiento detallado del historial del cambio de un documento, identificando quién realizó cada modificación, así como el momento exacto en que se efectuaron cambios, eliminaciones o inclusiones de información; esto nos permite garantizar la integridad de los documentos. 

  • Búsqueda de texto completo: Nos permite realizar una búsqueda exhaustiva de texto dentro de los documentos, esto significa que puedes buscar el archivo basándote con una palabra o frase contenida en el documento, agilizando el proceso de búsqueda y permitiendo encontrar rápidamente la información que se necesita.

  • Leer los principales tipos de archivos del mercado: el ECM lee diferentes tipos de archivos, como por ejemplo MS Office, PDF, archivos gráficos, MODCA, PTOCA, TXT y RTF, entre otros.

Ventajas del ECM

  • Mejora en la eficiencia operativa.

  • Aumento de la productividad.

  • Reduce costos.

  • Cumplimiento normativo.

  • Mayor seguridad de los datos.

¿Necesitas un ECM como DocuClass en tu empresa?

Es necesario que tengas un ECM como DocuClass en tu empresa, para que de esta forma vaya evolucionando, para que el contenido de tu empresa sea más organizado y de fácil acceso, automatizando una serie de tareas repetitivas.

Para ello, debes tener en cuenta por qué necesitas un ECM como docuclass en tu empresa, siendo estos los motivos:

  • Te ayuda a organizar, gestionar y acceder a esta información de manera más eficiente a tus documentos.

  • Optimiza los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia y la coherencia.

  • Te ayuda a cumplir con los requisitos normativos al mantener registros precisos, auditar cambios y controlar el acceso a la información confidencial.

  • Si tus colaboradores necesitan acceder y colaborar en documentos desde diferentes ubicaciones o durante el teletrabajo, un ECM basado en la nube como DocuClass puede proporcionarles acceso seguro y en tiempo real a la información.

  • Ofrece funciones avanzadas de cifrado, control de acceso y seguimiento de la actividad para proteger la información confidencial.

¿Por qué elegir DocuClass como el ECM de tu empresa?

Elegir DocuClass como el ECM (Enterprise Content Management) de tu empresa es importante ya que te ofrecemos muchos beneficios significativos, contamos con experiencia y reputación, demostrando una trayectoria en el campo de la gestión documental, demostrando que nuestra plataforma contiene una amplia gama de funcionalidades avanzadas que van desde la gestión de documentos, la firma digital, control de versiones y mucho más.

De la misma forma, cuenta con medidas de seguridad para proteger la información confidencial de tu organización, adaptándose según cómo vaya evolucionando tu empresa. Además, debes tener presente que contamos con un servicio de soporte técnico confiable y receptivo para ayudarte con cualquier pregunta o problema que puedas tener.

Funcionalidades claves del ECM – DocuClass

  • Organización y acceso a la información de manera segura y remota.

  • Captura la información en el momento de ingreso.

  • Captura de datos inteligentes.

  • Optimiza y descentraliza digitalmente sus flujos de trabajo.

  • Emplea formularios web inteligentes.

  • Brinda firma digital integrada con flujos de trabajo.
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