La facturación electrónica es un proceso que consiste en emitir y recibir facturas en formato JSON mediante el uso de un software de emisión y recepción de facturas electrónicas que garantiza la autenticidad, la integridad y la validez legal de los documentos.
Este proceso se ha vuelto cada vez más importante y necesario en el contexto actual, donde la transformación digital y la normativa tributaria del Ministerio de Hacienda, exigen a las empresas adaptarse a los nuevos estándares de eficiencia, seguridad, transparencia, y sobre todo cumplir las regulaciones fiscales.
Sin embargo, no todas las soluciones de facturación electrónica son iguales. Algunas ofrecen solo lo básico, mientras que otras brindan funcionalidades avanzadas que permiten optimizar la automatización de tu departamento financiero. ¿Cuáles son estas características y ventajas que debes buscar en una solución avanzada de facturación electrónica? Aquí te las presentamos:
No requiere desarrollos especiales en tu ERP. Un sistema de facturación electrónica de última generación, no debe requerir del cliente tener que invertir tiempo y desarrollos costosos para modificar su ERP, a fin de poder brindar al sistema de facturación electrónica, los archivos de comprobante en un formato específico. Un sistema avanzado, debe, en primer lugar, tener la capacidad de aceptar la data, de los comprobantes, en una amplia gama de formatos como TXT, CSV, XML, JSON, etc. Y en segundo lugar, debe brindar WEB APIs ya desarrollados y listos para usar, a fin de que puedan ser consumidos rápidamente por el cliente. Todo ello permite simplificar el proceso de implementación y consecuentemente evitar demoras y costos innecesarios.
- Su infraestructura nube cumple con los estándares más altos de la industria internacional: A fin de garantizar un rendimiento óptimo, aun en situaciones de alta demanda, y para poder asegurar la protección y disponibilidad de la información de los clientes, siempre y desde cualquier lugar, una solución avanzada de facturación electrónica debe cumplir con certificaciones como SSAE-16 Type II, SOC II & SOC III, PCI-DSS, adherencia a estándares acordes a Gramm. Leach, HIPPAA Y estándares de protección de daros de la FDA. Adicionalmente, la solución debe poder brindar opciones de seguridad opcionales como 2FA, gestión de logs de registro y capacidad de encriptación de datos.
Recepción Avanzada y Automatización de Facturas Electrónicas. Sabemos todos que, en un breve plazo, la mayoría de las empresas en El Salvador, empezarán a recibir sus facturas de proveedores de manera electrónica. En ese contexto, un software de facturación electrónica avanzado debe poder, no solo, capturar las facturas recibidas y extraer los datos de manera automática, sino también, debe poder validarlas con el Ministerio de Hacienda, validar variables importantes como montos, tipo de factura, tipo de proveedor, si la orden de compra existe, si la factura es duplicada, etc. y finalmente debe poder comunicarse con el ERP correspondiente de manera bi-direccional y gestionar el flujo de aprobación y notificaciones de manera automática.
Gestión de todos los documentos contables relacionados: Una solución avanzada de facturación electrónica no solo debe encargarse de emitir y recibir las facturas, sino también de gestionar todos los documentos contables relacionados, como notas de crédito, notas de débito, guías de remisión, retenciones, percepciones, etc. Así, podrás tener un control integral y una trazabilidad completa de tus operaciones comerciales.
Portal intuitivo para los destinatarios de las facturas: Una solución de facturación electrónica avanzada debe incluir un portal web donde los destinatarios de las facturas puedan consultar, descargar, imprimir y almacenar sus documentos digitales. De esta forma, podrás ofrecer un mejor servicio a tus clientes y proveedores, facilitando su acceso a la información y reduciendo las consultas o reclamos.
Soportada por un equipo altamente técnico y de amplia experiencia Internacional: Para que un proyecto de facturación electrónica sea implementado sin contratiempos y sin demoras innecesarias, el equipo a cargo de su implementación debe tener mucha experiencia de integración con diferentes ERPs, el cual debe comprender a cabalidad los requerimientos técnicos, operativos y normativos de un proceso de emisión de facturas y debe utilizar una metodología probada de instalación y puesta en marcha para este tipo de proyectos. Estos elementos solo se ganan luego de muchos años de experiencia, enfrentando diversas casuísticas a nivel internacional, así como solucionando diversos retos tecnológicos que son comunes en facturación electrónica.
Una solución que cumple con todas estas características y ventajas es DocuClass eInvoices, una solución avanzada de facturación electrónica que te permite automatizar tu proceso de emisión y recepción de facturas electrónicas con un sistema fácil e intuitivo, permitiéndote centrarte en el core de tu negocio.
Con DocuClass eInvoices, podrás optimizar tu gestión financiera, reducir tus costos operativos, mejorar tu relación con tus clientes y proveedores, cumplir con la normativa tributaria y contribuir con la sostenibilidad ambiental.
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