Toda empresa debe realizar compra de bienes y servicios a sus proveedores como parte natural de su desenvolvimiento, pero a medida que va creciendo, el proceso de Cuentas por Pagar, puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza.
De acuerdo a estadísticas de AIIM, estamos hablando de una generación de hasta 85% en costos ocultos operativos ocasionados por una deficiente gestión.
Las compras pueden ser tan grandes que muchas empresas tienen un propio departamento de Cuentas por Pagar para realizar los pagos correspondientes. Estas pueden variar dependiendo del volumen de transacciones efectuadas por la organización.
El proceso generalmente se realiza de esta forma:
- Recepción de la factura: Al adquirirse bienes o servicios, la empresa recibe una factura física o electrónica que contiene información como nombre del artículo, montos, etc.
- Revisión del detalle de la factura: En ella se encontrarán datos como el nombre del proveedor, fecha, montos, número de artículos adquiridos, entre otros.
- Actualización y validación de los registros: Estos deben completarse en función a los valores contenidos en las facturas recibidas y pueden requerir aprobaciones y consultas con sistemas internos. De ser facturas físicas, se almacenan en el lugar correspondiente.
- Realización de Pago: Todos los pagos realizados al proveedor dentro de la fecha de vencimiento establecida. Se requiere una serie de documentaciones como contar con las órdenes de compra, datos de cuenta bancaria, entre otros.
Un proceso aparentemente “simple” que genera verdaderos desafíos
Este proceso que generalmente es manual, trae consigo una serie de costos que no suelen reflejarse en reportes financieros, pero que afectan directamente a la productividad, eficiencia y clima laboral de los colaboradores.
Por solo nombrar algunos, tenemos:
- Errores en el ingreso de datos
Este es uno de los errores más frecuentes en Cuentas por Pagar. Al realizarse una digitación manual, es común que ocurran errores como olvidarse de un dato, confundir un número o escribir de forma incorrecta un valor.
- Errores de concordancia con lo recibido
Realizar la validación de lo adquirido con lo entregado, puede llevar a una función detectivesca al equipo contable. Utilizando tiempo para investigar entre la documentación recibida y generada si lo adquirido va acorde con lo entregado.
- Traspapeleos o extravíos
Al tener toda la información sin un orden establecido y, siendo enviada hacia diferentes personas, los procesos pueden quedar truncos al ocurrir pérdidas de documentos físicos o correos que simplemente no se leyeron e ignoraron producto del día a día laboral.
- Pago de productos y servicios no recibidos
Al no contar con visibilidad total del proceso, puede ocurrir que los pagos a los proveedores se realizan antes de recibir lo acordado. Esto ocurre cuando los funcionarios realizan aprobaciones rápidas tan pronto las reciben para evitar cuellos de botella que, por el contrario, pueden complicar la situación.
- Compras no autorizadas
Las empresas tienen reglas sobre el tipo de compras que se pueden realizar, incluyendo parámetros como montos. No obstante, dependiendo del sistema que se utilice, estas compras no autorizadas pueden ocurrir con mayor frecuencia.
¿Cómo solucionar los problemas propios del proceso de Cuentas por Pagar?
Problema: Errores en el procesamiento de los datos
Solución: Utilizar tecnología de captura de datos del XM en facturas electrónicas, así como OCR, ICR y/o Inteligencia Artificial para facturas físicas
Utilizar sistema de captura de datos que pueda extraer los valores principales como el detalle de la factura es una de las mejores opciones para evitar los errores humanos y ahorrar costos. En la mayoría de los casos se aplica la captura de datos a través del XML con un sistema automatizado. En el caso de facturas físicas, Lla tecnología permite detectar caracteres de un PDF o incluso, en un estado más avanzado, entender a través de AI los textos impresos en una imagen.
No solo ello, a través de tecnologías como machine learning y semántica contextual, logran aprender y validar documentos con precisión humana.
Problema: Extravío y traspapeleos
Solución: Utilizar sistemas que sirvan de repositos digitales de los documentos
Que una factura sea digital no necesariamente asegura accesibilidad. Lo importante es contar con repositorio en donde se encuentre toda la documentación de la factura relacionada para acceder rápidamente a ella, no importa el lugar donde te encuentres.
Problema: Cuellos de botella por aprobación y falta de visibilidad
Solución: Automatización del proceso con reglas de negocio
Es fácil que, entre tanta documentación y aprobaciones manuales, se deje de atender el proceso. Por ello, es importante automatizar procesos como el de Cuentas por Pagar con reglas de negocio establecidas y que permitan una visibilidad total con alertas y notificaciones que mantengan al tanto a todas las partes involucradas.
Problema: Errores de pago, duplicidades
Solución: Utilizar sistemas que validen y concilien las documentaciones relacionadas
Conciliar la factura con la cotización y la orden de compra es conocido como 3-way match. Esto permite a la empresa tener la certeza de que todo pago realizado cuente con la documentación requerida, sin problemas de duplicidades o errores entre lo recibido y pagado.
Una solución a la medida
Es importante contar con una solución que integre estas y más tecnologías en un solo lugar. Y no solo ello, que cuente con la flexibilidad para adaptarse a los procesos de cada empresa.
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