Skip to content
cuentas-por-pagar

Cuentas por pagar: 8 claves para una automatización efectiva

cuentas por pagar software

En la era digital y tecnológica actual, la automatización se ha convertido en un imperativo para mejorar la eficiencia operativa y reducir costos en los procesos empresariales. Uno de los campos más beneficiados por esta transformación es el de las cuentas por pagar (CxP), donde la implementación de sistemas automatizados optimiza la precisión y la velocidad del procesamiento y libera recursos humanos para tareas estratégicas de mayor valor añadido.

A continuación, detallaremos 8 claves esenciales para automatizar efectivamente el proceso de cuentas por pagar: 

1. Identifique los objetivos principales de su proyecto de automatización

Definir claramente los objetivos de su proyecto de automatización es crucial para delinear el alcance completo del mismo. Entre los objetivos más comunes se encuentran:

  • Obtener visibilidad total y mayor control sobre el proceso.
  • Generar métricas e indicadores que faciliten la toma de decisiones. Estos objetivos ayudarán a determinar las prioridades, el nivel de automatización necesario, la inversión requerida, las fases del proceso y la tecnología a utilizar.

2. Determine el método de recepción de facturas y captura de datos

Es esencial elegir un método que maximice el nivel de automatización en la recepción de facturas y la captura de datos. Esto permitirá:

  • Evitar el tiempo dedicado al registro manual de detalles.
  • Eliminar potenciales errores humanos durante el registro.
  • Reducir costos operativos.
  • Conciliar el detalle de lo recibido en el almacén con el detalle de la factura.

Para facturas electrónicas, utilice sistemas que capturen el detalle de la factura a través del reconocimiento de tags específicos, no solo los datos generales. Para facturas no electrónicas, la tecnología que combina OCR e inteligencia artificial es ideal, ya que automatiza casi al 100% el proceso de captura, evitando el uso de plantillas costosas.

3. Tome en cuenta sus requerimientos de validación y control

Un proceso eficiente debe incluir controles para asegurar su correcto funcionamiento. Recomendamos:

  • Asegurarse de que el sistema seleccionado pueda automatizar los requisitos de validación.
  • Planificar y documentar las tareas de validación necesarias, como la verificación de montos y la validación 3 Way Match.

El sistema debe incluir funcionalidades que automaticen estos controles y permitan generar consultas a sistemas internos para verificar órdenes de compra y procesar transacciones de pago.

4. Centralice el almacenamiento y acceso de los documentos relacionados con una orden / transacción

Centralizar el almacenamiento y acceso a los documentos es crucial. Esto incluye documentos generados internamente (como órdenes de compra y cheques) y documentos generados por terceros (facturas y guías de remisión). Para lograrlo, utilice un sistema de gestión documental que integre todos estos documentos. Esto permitirá:

  • Atender consultas internas y externas de manera eficiente.
  • Almacenar documentos mediante integraciones como web services, exportaciones de ERP en archivos XML o PDF texto, o imágenes.

Los usuarios deben poder acceder a los documentos desde el sistema interno o ERP a través de métodos de integración como conexiones URL, web services, web API o “screen scraping”.

5. Automatice la conciliación de facturas

cuentas por pagar peru

La conciliación de facturas es el proceso de comparar la factura del proveedor con el pedido de compra y la información de recepción del producto. Para automatizar este proceso:

  • Asegúrese de que el sistema pueda generar reportes automáticos que comparen lo facturado contra lo recibido. Esto le permitirá pagar solo por lo recibido, evitando discrepancias y errores.

6. Contemple el alcance del flujo de aprobación de facturas requerido

Si su proceso de cuentas por pagar requiere un flujo de aprobación, defina claramente las fases, roles, acciones, condiciones y resultado final del flujo. Identifique:

  • ¿Qué tareas deben ser automatizadas?
  • ¿Qué eventos deben llevarse a cabo a nivel de sistema?
  • ¿Qué eventos deben estar determinados por plazos o fechas?
  • ¿Qué eventos deben ser controlados por los usuarios?
  • ¿Qué alertas deben generarse y sus destinatarios?

7. Incorpore analytics

Los gerentes financieros y controllers necesitan información rápida y confiable sobre el estado y progreso del proceso de cuentas por pagar. La incorporación de Analytics permite:

  • Tomar mejores decisiones basadas en datos.
  • Acceder a información en tiempo real sobre montos a pagar a proveedores y descuentos por pronto pago.

Por ejemplo, un ejecutivo financiero que pueda necesitar saber la cantidad y monto total a pagar a proveedores a 30, 60 y más días para planificar presupuestos y flujo de caja, o identificar facturas con descuentos por pronto pago para eliminar gastos innecesarios.

8. Elija a DocuClass Payables, tu software de cuentas por pagar

DocuClass Payables es una solución integral que ofrece todas las funcionalidades mencionadas, que inicia con la recepción y captura de facturas y termina con la validación, conciliación y almacenamiento centralizado de documentos. Asimismo, incluye herramientas de Analytics para una gestión completa y eficiente del proceso de cuentas por pagar.

Implementar estas 8 claves esenciales le permitirá optimizar su proceso de cuentas por pagar, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo costos, lo que resultará en una gestión financiera más sólida y efectiva.

× Conversa por WhatsApp