Situaciones como la pandemia del COVID-19 nos han demostrado la vital importancia de poder gestionar los documentos y datos una empresa de manera digital, remota y eficiente, a fin de que los procesos claves de negocio no se vean interrumpidos. En ese contexto, tecnologías como Inteligencia Artificial (AI) para la captura de datos, análisis de contenido y gestión documental juegan un papel preponderante para la continuidad de negocio dentro de un marco económico incierto, lleno de problemas logísticos, operacionales y de salubridad.
En su mayoría, gestionar procesos empresariales depende de documentos y datos, de distintos formatos y fuentes que constituyen finalmente la Información empresarial que nutre a estos procesos.
Por ejemplo, las empresas no recibirían pagos de sus clientes, si antes no han recibido y procesado una orden de compra, si no han documentado un proceso de entrega de un producto y si no han generado la factura o facturas correspondientes. Todo ello requiere de herramientas para capturar, procesar, compartir y distribuir la información necesaria para completar un proceso crítico como es el de facturación. Este mismo fenómeno se repite en una gran variedad de procesos como cuentas por pagar, aprobación de contratos, gestión de inventarios, evaluación y contratación de personal, etc. Todos se basan en la adecuada gestión de información, uno de los activos más importantes de toda empresa y/o organización.
Es por ello que, en situaciones de crisis como el COVID-19, las organizaciones necesitan más que nunca de herramientas como Captura de Datos Inteligente (con Inteligencia Artificial) y gestión de Información que les permita gestionar su información de manera eficiente y sin generar interrupciones de procesos críticos desde cualquier lugar, en cualquier momento, de manera segura y transparente.
Lamentablemente, muchas organizaciones no tienen la capacidad para enfrentar este tipo de crisis, debido a que los procesos de negocio de la empresa aún están centrados en documentos físicos, procesos manuales, y especialmente porque carecen de herramientas de gestión de información apropiadas.
En las siguientes líneas, queremos compartir los factores y manera como nuestra solución DocuClass viene permitiendo, a clientes en todo el mundo, tanto asegurar el plan de continuidad negocio como garantizar el trabajo remoto ininterrumpido en situaciones de crisis.
Seguridad de la Información y Acceso desde cualquier lugar 24/7
Usuarios internos y externos pueden acceder a documentos, reportes, registros y más, desde cualquier ambiente y/o dispositivo de manera segura e instantánea. El acceso es seguro dado que el sistema de seguridad permite definir perfiles y roles para cada grupo de usuario a fin de controlar que información es accesible y que permisos cada usuario tiene sobre ella. Así mismo, los controles de acceso también permiten gestionar si un usuario puede participar en procesos específicos o no. La búsqueda es instantánea debido a que DocuClass es un sistema de gestión documental e información diseñado para un altísimo volumen de transacciones y porque la interfaz de usuario es intuitiva y lógica.
Firma Digital: Capacidad para Firmar documentos Digitalmente
Con DocuClass, los usuarios que tengan los permisos adecuados podrán firmar sus documentos PDF con carácter legal directamente dentro de la interfaz del sistema. Esto permite eliminar la dependencia en el papel para efectuar firmas físicas. Documentos como contratos, facturas, órdenes de compra (OC), solicitudes y otros documentos pueden ser rubricados digitalmente siguiendo las reglas y políticas de negocio correspondientes a sus procesos. Por ejemplo, el área legal de una empresa puede solicitar, crear, revisar y aprobar contratos involucrando tanto usuarios internos como externos (proveedores, socios externos, terceros).
Capacidad para Gestionar Diagramas de Flujo Documentales y Transaccionales
DocuClass Workflow permite a las empresas optimizar todos sus procesos documentales de manera digital sin importar donde se encuentran los usuarios. El sistema de información permitirá ejecutar acciones automáticas, monitorear vencimientos, generar alertas automáticas, distribuir la carga de trabajo, rutear documentos a través de un diagrama de flujo preestablecido, gestionar excepciones y mucho más. Los procesos pueden ser iniciados de manera descentralizada siguiendo procesos estandarizados. Por ejemplo, un jefe de área, puede solicitar la aprobación de compra de un producto determinado, directamente desde su oficina, casa u hotel, ingresando a un formulario WEB inteligente, el cual asegura el seguimiento de políticas de adquisiciones y ejecuta el inicio de un flujo de aprobación dentro de la organización.
100% Disponibilidad en ambientes de Servicio de Nube Privada
La versión nube de DocuClass no solo brinda un acceso seguro e instantáneo a la información, sino que permite a la empresa enfocarse en su foco del negocio y evitar tener que dedicar recursos variables para adquirir, mantener y administrar la infraestructura necesaria para proteger y disponer la data y documentos almacenados. La infraestructura de DocuClass en la nube, que cuenta con las certificaciones y estándares más altos a nivel mundial, garantiza la integridad de los archivos, con múltiples protocolos de seguridad y redundancia total.
Captura de Datos Inteligente con Inteligencia Artificial (AI)
Uno de los problemas principales que las empresas enfrentan, es que muchos procesos de negocios dependen de la capacidad para capturar y procesar información de una gran cantidad de documentos que llegan en diferentes formatos, (papel, adjuntos al email, TIF, documentos Office, PDF, etc) y de diferentes fuentes (correos electrónicos, correo físico, archivos generados internamente, archivos descargados, etc.) Procesar toda esta información toma mucho tiempo, es costoso, es propenso a errores y es un proceso típicamente manual (depende del trabajo operativo de personas). Ante esta situación, soluciones de captura de datos con Inteligencia Artificial, como DocuClass AI Capture brindan enormes capacidades para la automatización de procesos a bajo costo y sin errores humanos. Por ejemplo, contratos firmados que llegan a asesores comerciales vía email pueden ser ruteados electrónicamente a un repositorio central a fin de reconocer, clasificar y extraer información necesaria de manera automática.
