El factor tiempo
El tiempo es un factor vital en la gestión de contratos y el proceso de firmas, porque un documento debe firmarse en un determinado plazo de tiempo o luego de algún tiempo de haberse vencido.
Gracias a enfocarse en el tiempo se puede:
- Evitar penalidades por incumplimientos.
- Eliminar pérdidas comerciales y de mercado.
- Minimizar riesgos.
Para garantizar esto, la solución digital a emplear debe permitir funciones concisas como obtener alertas automáticas antes del vencimiento de un contrato, así como que asegure que un contrato sea revisado, aprobado y firmado en un plazo de tiempo. Asimismo, debe poder gestionar los vencimientos y marcos de tiempo de manera dinámica. Por ejemplo, que ciertos contratos puedan ser firmados solo si, ciertos requisitos han sido cumplidos.
La solución elegida debe tener funciones que sume a los colaboradores con el fin de fortalecer la organización del rubro que sea, es por ello que debes contar con un gestor documental con experiencia en tu rubro y en el tipo de negocio que manejas.
Un ejemplo a mencionar toma lugar en los negocios del sector retail. Las tiendas, almacenes o supermercados de gran tamaño, mantienen sus márgenes de ganancia gracias a los precios y al trato que les brindan a sus clientes. Una administración documental eficiente deriva en que las compras sean dinámicas y los visitantes sigan depositando su confianza en la empresa que les proporciona artículos de primera necesidad, como alimentos, entre otros productos de ocio o entretenimiento que deseen adquirir, así sucede en otros rubros dinámicos que requieren un manejo considerable de documentación o gestión de contratos con sus proveedores o público interno.
¿Qué otras características consideras necesarias para optimizar tus procesos de negocios? Como has podido leer, la importancia de fortalecer tu gestión documentaria gracias a la tecnología no es un lujo, sino una necesidad. Es muy importante revisar y mejorar tus procesos de gestión documental de manera conjunta y con varias áreas. ¿Cómo lograrlo? Te contamos más al respecto en una demostración gratuita que conoce tu rubro y sabe las necesidades de tu negocio. Solo dale Clic a nuestro enlace en la parte inferior y te contaremos todo sobre la automatización digital de contratos y otros procesos como Cuentas por Pagar y la recepción de facturas electrónicas.
Atentamente,
Equipo DocuClass.
