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Ahorro Tiempo Procesos Automatización Digital

¿Cómo lograr una automatización exitosa?: El desafío de la digitalización documental – Parte 4

El factor tiempo

El tiempo es un factor vital en la gestión de contratos y el proceso de firmas, porque un documento debe firmarse en un determinado plazo de tiempo o luego de algún tiempo de haberse vencido.

Gestión contratos

Gracias a enfocarse en el tiempo se puede:

  • Evitar penalidades por incumplimientos.
  • Eliminar pérdidas comerciales y de mercado.
  • Minimizar riesgos.

Para garantizar esto, la solución digital a emplear debe permitir funciones concisas como obtener alertas automáticas antes del vencimiento de un contrato, así como que asegure que un contrato sea revisado, aprobado y firmado en un plazo de tiempo. Asimismo, debe poder gestionar los vencimientos y marcos de tiempo de manera dinámica. Por ejemplo, que ciertos contratos puedan ser firmados solo si, ciertos requisitos han sido cumplidos.

Fortalecer organización

La solución elegida debe tener funciones que sume a los colaboradores con el fin de fortalecer la organización del rubro que sea, es por ello que debes contar con un gestor documental con experiencia en tu rubro y en el tipo de negocio que manejas.

 

Sector retail

Un ejemplo a mencionar toma lugar en los negocios del sector retail. Las tiendas, almacenes o supermercados de gran tamaño, mantienen sus márgenes de ganancia gracias a los precios y al trato que les brindan a sus clientes. Una administración documental eficiente deriva en que las compras sean dinámicas y los visitantes sigan depositando su confianza en la empresa que les proporciona artículos de primera necesidad, como alimentos, entre otros productos de ocio o entretenimiento que deseen adquirir, así sucede en otros rubros dinámicos que requieren un manejo considerable de documentación o gestión de contratos con sus proveedores o público interno.

¿Qué otras características consideras necesarias para optimizar tus procesos de negocios? Como has podido leer, la importancia de fortalecer tu gestión documentaria gracias a la tecnología no es un lujo, sino una necesidad. Es muy importante revisar y mejorar tus procesos de gestión documental de manera conjunta y con varias áreas. ¿Cómo lograrlo? Te contamos más al respecto en una demostración gratuita que conoce tu rubro y sabe las necesidades de tu negocio. Solo dale Clic a nuestro enlace en la parte inferior y te contaremos todo sobre la automatización digital de contratos y otros procesos como Cuentas por Pagar y la recepción de facturas electrónicas.

 

Atentamente,

Equipo DocuClass.