¿Qué es Cuentas por Pagar?

El proceso Purchase to Pay, también conocido como proceso P2P, consta de varias fases que van desde la solicitud de un producto o servicio a los proveedores hasta el pago posterior de los mismos.

El proceso puede ser dividido en dos grandes etapas. La primera es el proceso relacionado con el requerimiento y generación de la orden de compra (más conocido como Requerimiento de Compras o Gestión de Gasto) y la segunda es el proceso de recepción, procesamiento y pago de facturas (más conocido como Cuentas por Pagar).

La etapa de “Requerimiento de la compra” comprende todo el proceso de requerimiento, revisión y aprobación de compra de un bien o servicio, e incluye una seria de acciones más o menos secuenciales como:

  • Verifi¬cación y control de stock para el producto o servicio en cuestión.
  • Generación del requerimiento mismo de compra.
  • El Control y la verifi¬cación presupuestal.
  • Recepción y revisión de cotizaciones.
  • Flujo de aprobación del Requerimiento de Compra.

Negociación/Contratación Generación de OC Pago de Facturas Recepción/ Procesamiento de Facturas Recepción de Producto y/o Servicio pedido de compras.

  • Aprobación de la cotización más conveniente.
  • Generación de la orden de compra.

La etapa de Cuentas por Pagar incluye una serie de acciones como:

  • Recepción y Registro de las facturas emitidas por el proveedor.
  • El Control y la validación de facturas. Validación de Documentos sustento.
  • Control 3 Way Match.
  • Control de montos.
  • Gestión de pagos parciales.
  • Aprobación del pago.
  • Pago de facturas.
  • Análisis de las métricas y tendencias.

El siguiente diagrama muestra ambas etapas de manera global:

¿Por qué automatizar Purchase to Pay?

Si bien el proceso Purchase to Pay no está relacionado con la generación de ingresos de manera directa; si está íntimamente relacionado con la generación de ingresos y con casi todas las áreas de la organización de manera indirecta.

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5 pasos para implementar un sistema de Gestión de la Información en su Empresa

LEVANTAR INFORMACIÓN SOBRE LOS PROCESOS DE LA COMPAÑÍA

El levantamiento de información es muy importante para poder identificar problemas en los procesos de su empresa lso cuales serán optimizados por la implementación de un sistema de Gestión de la información.

Entonces, dos puntos son puntos importantes que se debe recabar son los siguientes:

  • ¿Qué procesos administrativos posee la empresa?
  • ¿Qué pasos o etapas se dan en esos procesos?
gestión de información

ESTABLECER CUALES SON LOS (EL) PROCESOS MÁS CRÍTICOS Y/O PRIORITARIOS

Una vez identificado los puntos mencionados lineas arriba se debe determinar cuál de ellos son los procesos más críticos o los que necesitan ser atendidos con mayor prioridad.

ESTABLECER LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE ESOS PROCESOS CRÍTICOS PRIORITARIOS

Luego nos centraremos en cada uno de los procesos que requieren mayor atención e identificaremos cuáles son sus fortalezas y debilidades de los mismos.

DISEÑAR EL PROCESO ALTERNATIVO SUSTITUTORIO YA AUTOMATIZADO CON EL GESTOR DE LA INFORMACIÓN.

En este punto se ponen manos a la obra y se inicia el diseño de un prototipo del sistema para poder realizar diversas pruebas y con ello se evaluará la efectividad del mismo.

Diseño del sistema de flujo de trabajo y análisis de procesos: 

  1. Definición de alcance y proceso
  2. Definición de participantes y funciones

Modelado: 

  1. Definición de evento de inicio
  2. Definición del resultado del proceso

Validación: 

  1. Validación de diagrama de objetos  vs el proceso actual.

DISEÑAR UN PROTOTIPO PARA CORRIDAS DE PRUEBA Y EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL 

PROCESO NUEVO

Ejecución:

  1. Implementación y configuración
    1. Configurar todos los tipos de documentos y usuarios.
    2. Configurar el proceso de captura.
    3. Configurar la seguridad del Sistema.
    4. Configurar mecanismos de consulta.
    5. Configurar la exportación si hay funciones.
    6. Configurar el diseño de workflow previamente definido y aprobado.
  2. Capacitación de usuarios
  3. Acompañamiento de un mes