Es imprescindible que se capture la información, utilizando sistemas inteligentes y descentralizados, tan pronto llega a la organización y no posteriormente. Ello permite:

1. Controlar y auditar el proceso de captura desde su inicio
2. Automatizar tareas manuales que usualmente dependen del uso de un alto número de personas, gran cantidad de equipo, espacio de oficina, disponibilidad de protocolos de salubridad etc.
3. Reducir costos significativamente

Por ejemplo: una empresa que recibe facturas de proveedores electrónicas y no electrónicas, podría utilizar un sistema que capture tanto las facturas electrónicas XML + PDF de manera automática (capturando todos los datos relevantes de la factura y validándolas con el ente regulador), así como las facturas digitales y físicas utilizando herramientas de reconocimiento con inteligencia artificial.