Automatizar para ganar parte 3: El gestor documental adecuado para tu empresa.
Ya tenemos claro que empresas de toda índole deben resolver problemas de gestión documental y archivo. Para lograrlo recurren a una automatización de procesos idóneo. Esta optimización de resultados se consigue gracias al respaldo de un gestor documental confiable, como DocuClass eContracts.
Lejos de ser solo una tecnología sofisticada y con un alto estándar de seguridad tienen un rol fundamental en la creación de sistemas funcionales, intuitivos y amigables para los usuarios. Características de vital importancia si tomamos en cuenta que los clientes y equipos deben interactuar de manera constante con estas soluciones para establecer un trabajo fluido.
Usualmente, los contratos son ejecutados y firmados con terceras personas u organizaciones ubicadas en diversas locaciones. Para un pleno desarrollo se requiere contar con un mecanismo que gestione los procesos de:
Revisión.
Edición.
Aprobación.
Y firma.
Con estos procesos en mente, el sistema debe controlar cuándo y cómo, los participantes externos deben poder acceder, visualizar, modificar y firmar contratos.
La práctica nos dice que usualmente la primera versión de un contrato no es la versión final que es firmada. Un contrato es modificado varias veces según las negociaciones o acuerdos entre las partes. Para ello, el gestor digital debe brindar la posibilidad de editar los documentos contrato directamente en el sistema, sin tener que salir, descargar el documento, editarlo por fuera y luego subirlo al gestor digital.
Además, un gestor documental apropiado debe gestionar y auditar versiones de los documentos editados, así los usuarios podrán estar seguros de que trabajan en la última versión del contrato, y revisar versiones anteriores si así lo consideran necesario.
Esto nos conduce a la importancia de que el sistema de gestión documental permita una edición en línea y por varios usuarios de modo simultáneo. Asimismo, debe contar con un sistema de políticas de seguridad y permisos solo a las personas autorizadas.
De igual manera, se recomienda que cuente con:
- Opciones de auditoría por documento.
- Usuario y tipo de actividad.
- Funciones que aseguren que la última versión no ha sido modificada.
- Opciones de auditoría por documento.
- Usuario y tipo de actividad.
- Funciones que aseguren que la última versión no ha sido modificada.
¿Qué te parece esta valiosa información sobre los tipos de automatización de contratos? Recuerda que la tendencia actual demanda la mejora en la cadena de suministros, por ello nuestros procesos están enfocados en hacerlos efectivos y mejorar tu relación con tus públicos estratégicos como lo son tu personal y tus proveedores. Dale clic al botón para una DEMO totalmente gratuita en el horario que prefieras. DocuClass, juntos para lograr la excelencia.
