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¿Cómo lograr una automatización exitosa?: El desafío de la digitalización documental – Parte 2

Automatizar para ganar parte 2: El poder de gestionar todo tipo de contratos.

Además de todo lo mencionado en el artículo anterior sobre los contratos, debemos tomar en cuenta que la automatización es el gatillador de procesos más rentables hoy en día, y la data es su pieza fundamental.

Es por ello que cuando se trata de documentos que satisfacen procesos de todo tipo a nivel interno en una empresa, como los contratos; deben cumplir con ciertas condiciones como la aprobación y firma de todos sus involucrados. Si dejamos esto a cargo de la automatización, podremos desarrollar un proceso de gestión documental de modo óptimo con un sistema eficiente de automatización que cumpla las reglas y estilo de su negocio.

Identificamos que los contratos, usualmente, responden a:

  • Una transacción comercial
  • Un alquiler
  • Contratación de personal
  • Una solicitud
  • Una asociación, etc. 
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Cualquiera sea el caso, un contrato puede requerir de cierta documentación antes de ser procesado, con plazos que deben ser respetados a fin de evitar penalidades o perdidas de negocios, estos son conocidos como requisitos mínimos.

Además, los contratos contemplan diversos procesos y flujos documentales que pueden simplificarse y realizarse en mucho menor tiempo gracias a la tecnología que implica la automatización. Como consecuencia se definen:

  • Requerimientos
  • Plazos de tiempo
  • Necesidad de documentos sustento
  • Niveles de aprobación
  • Identificar a los firmantes

entre otros.

Tipos de Contrato

Tras establecer su objetivo, tenemos que considerar si se trata de:

1.    Un contrato de alto monto, el cual solo puede ser aprobado y firmado por la gerencia general.

2.    Por otro lado, con uno de bajo monto bastaría con la firma de la jefatura departamental.

De acuerdo a su naturaleza, un contrato puede contar solo con las firmas de terceros, es decir, personas ajenas a la organización; o exclusivamente por sus integrantes; también podría darse una combinación de externos e internos.

Por ejemplo, un nuevo contrato laboral puede ser firmado internamente por la gerencia y externamente por el nuevo empleado. En esa misma línea, un contrato comercial podría ser firmado por la gerencia general y/o comercial, por un lado, y por el otro por los proveedores, socios de negocios o clientes. La automatización involucra a todos los públicos en nuestra cadena de valor.

Debido a la gran cantidad de tareas por ejecutar, algunos de sus procesos pueden tornarse complicados para cualquier compañía si no se tienen las herramientas adecuadas. Es común, por ejemplo, que el área de Recursos Humanos emplee métodos manuales para hacer los cálculos de la planilla o para registrar vacaciones u horas extras.

La falta de automatización en esta área o en cualquiera que no implemente una tecnología oportuna y competente, no permitirá enfocar mejor el tiempo de los colaboradores en desarrollar acciones de valor. Por eso, para RRHH es importante contar con la ayuda de una buena solución de Gestión Documental, ¿Cómo iniciar el proceso? Se puede lograr incluso en 48 horas con expertos en el tema. DocuClass tiene más de 20 años en Gestión Documental.

¿Qué te parece esta valiosa información sobre los tipos de automatización de contratos? Recuerda que la tendencia actual demanda la mejora en la cadena de suministros, por ello nuestros procesos están enfocados en hacerlos efectivos y mejorar tu relación con tus públicos estratégicos como lo son tu personal y tus proveedores. Dale clic al botón azul para una DEMO totalmente gratuita en el horario que prefieras. DocuClass, juntos para lograr la excelencia.

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