La automatización de los procesos documentales supone un cambio impulsa la productividad y competitividad de las empresas en el mercado, ya que ayuda a reducir el tiempo y los costes en cualquier organización.
Para entender el alcance de ello debemos definir, ¿qué es la automatización de procesos documentales? La automatización de procesos documentales (también conocida como DPR) es la nueva tendencia tecnológica que se extiende por todos los sectores, desde la banca y la industria médicas hasta la fabricación y la moda. Es revolucionaria en el mundo empresarial porque aporta muchas opciones.
Se trata de una herramienta de automatización de principio a fin en la que los documentos se dirigen automáticamente a las partes interesadas o a los departamentos pertinentes para su aprobación, basándose en reglas predeterminadas. Si se aprueban, pueden pasar al siguiente nivel (o departamento) para su posterior procesamiento. Este patrón continúa hasta que se han dado todos los pasos necesarios y el documento ha llegado finalmente a su último destino.
¿Por qué deberían las organizaciones automatizar sus procesos manuales?
Cuando las organizaciones implantan la automatización de los procesos documentales, pueden reducir los costes al permitir que los empleados se centren en tareas más complejas, en lugar de en las rutinarias y repetitivas. La automatización de los procesos documentales también puede acelerar los procesos empresariales complejos al reducir el tiempo total que se tarda en completar los documentos.
Este tipo de tecnología ofrece otras numerosas ventajas, entre ellas:
1. Un menor tiempo de entrega de los documentos, con menos posibilidades de errores. Esto significa que los documentos llegarán a su destino con mayor rapidez y precisión que si se enviaran manualmente.
2. Un tiempo de ciclo más corto a la hora de aprobar y procesar los documentos. Esto significa que los documentos no se quedarán estancados durante un largo periodo de tiempo; se procesarán y presentarán mucho antes.
3. Reducción de costes al permitir la automatización de tareas repetitivas. Esto se debe a que una vez que se recibe el documento, se puede dirigir a un departamento específico para su aprobación, lo que resulta en una disminución de la mano de obra y los costes laborales.
4. Mejora la calidad de los documentos en una organización al aumentar la coherencia general del lenguaje y el estilo en todo tipo de documentos.
5. Aumenta el compromiso y la productividad de los empleados al permitirles trabajar en tareas más técnicas en lugar de repetitivas. Esto significa que estarán más contentos en sus puestos de trabajo y conseguirán hacer más trabajo con menos estrés.
6. Mejora la satisfacción de los clientes mediante la eliminación de errores y la aceleración de los tiempos de procesamiento de los documentos que deben enviarse a los clientes o consumidores.
¿Cómo iniciar un proyecto de automatización de procesos documentales en su organización?
Un proyecto de automatización de procesos documentales bien estructurado puede comenzar con el objetivo de mejorar la productividad de su empresa. Tiene que identificar exactamente lo que quiere conseguir con esta iniciativa y averiguar cuál es la mejor manera de conseguirlo.
Antes de empezar a introducir una solución de este tipo en su empresa, debe dedicar algún tiempo a comprender las necesidades de los interesados y sus requisitos en general. Ahora que ha definido qué tareas deben automatizarse, es el momento de decidir qué flujos de trabajo pueden automatizarse y cuáles deben ser manuales. Tendrá que determinar si las tareas manuales tendrán algún paso necesario (como la aprobación), y estimar cuánto tiempo lleva cada paso para cada flujo de trabajo.
Antes de iniciar un proyecto, debería hacerse estas 10 preguntas:
1. ¿Cuál es el objetivo de esta tarea?
2. ¿Qué tareas realizan las personas implicadas en este proceso?
3. ¿Cómo se realiza actualmente esta tarea?
4. ¿Cómo ayuda esta tarea a la empresa?
5. ¿Con qué frecuencia debe realizarse esta tarea?
6. ¿Quién tiene que saberlo y cuándo?
7. ¿Quién tomará las decisiones al respecto y qué hará: aprobar o rechazar envíos, documentar cambios o ambas cosas? (La respuesta puede ayudarle a decidir si el flujo de trabajo debe automatizarse internamente o si debe enviarse a un tercero para su aprobación.
8. ¿Quién debe recibir los documentos?
9. ¿En qué fase se encuentra el documento y a dónde debe ir después?
10. ¿Qué aplicaciones se utilizan para el almacenamiento de documentos, si es que hay alguna?
Hay una serie de factores que influyen en la forma de enfocar estos proyectos, como saber qué tecnología ya se está usando en el proceso y cómo están funcionando los procesos empresariales actuales. Es esencial hacer un análisis exhaustivo de las deficiencias antes de comenzar una iniciativa para determinar dónde debe automatizarse el proceso y dónde será mejor mantener los controles manuales.
Estadísticas de automatización de documentos que debe conoce
El ciclo medio de ventas B2B es cada vez más corto: desde la primera presentación a un cliente hasta la firma de un contrato, se tarda una media de 21 días. Esta cifra es inferior a los 35 días de hace sólo 12 años. La razón de este descenso es que los responsables de la toma de decisiones en el sector B2B confían cada vez menos en el correo electrónico, las llamadas telefónicas e incluso
las reuniones cara a cara. En su lugar, están cambiando a aplicaciones digitales como los sistemas CRM y ERP para gestionar sus operaciones diarias.
Cuando se trata de la toma de decisiones, es más probable que una empresa B2B se base en un 99% en datos internos que en datos externos como informes de noticias o encuestas de consumidores. El motivo es que la empresa ya ha decidido que la información que obtiene de sus sistemas internos es más fiable.
Por ejemplo, un estudio realizado por TrackVia reveló que el 67% de los mercadólogos B2B dijeron que utilizaron el marketing por correo electrónico en 2017, en comparación con el 35% en 2016. El mismo estudio descubrió que, a la hora de tomar una decisión de compra, los compradores B2B recurren cada vez más al correo electrónico en lugar de las llamadas telefónicas o las reuniones presenciales.
Automatización de procesos documentales: ¿qué sectores la utilizan?
El sector bancario y financiero es pionero en la automatización de procesos documentales. Sus procesos son muy manuales y necesitan ser racionalizados para ser más eficientes. Por ello, han adoptado soluciones de gestión y automatización de procesos documentales antes que cualquier otro sector. Sin embargo, ahora no es sólo el sector bancario y financiero el que utiliza herramientas de automatización de procesos documentales. Cada vez más empresas de todos los sectores, desde el comercio minorista hasta el comercio electrónico, las utilizan para mejorar los procesos empresariales. Estas son las principales industrias que se aprovechan de esta tecnología:
1. La banca y las finanzas
2. Viajes
3. Gobierno y sanidad
4. Comercio minorista y electrónico
5. Industria manufacturera y sectores de servicios de fabricación
6. Servicios de comunicación y consultoría de gestión – incluyendo empresas de asesoramiento financiero, corredores de bolsa, gestores de fondos, etc.
7. Sector farmacéutico y sanitario
8. Sectores industriales – como servicios de minería y fabricantes de equipos de minería, industrias y empresas de venta de productos envasados, refinerías de petróleo
¿Qué tipos de procesos se benefician de la digitalización y la automatización de los flujos de trabajo?
La versatilidad y capacidad de integración con casi cualquier tipo de sistema, hace posible la automatización de cualquier proceso empresarial y la adaptación a cualquier flujo de trabajo. A continuación, la lista de algunos procesos populares que pueden ser digitalizados y automatizados.
1. Cuentas por pagar: Como su nombre indica, los pagos se realizan a los proveedores en respuesta a las facturas. El proceso de facturación y pagos puede automatizarse mediante la automatización del proceso de cuentas por pagar. Muchas empresas han estado utilizando los diferentes tipos de herramientas y sistemas de automatización para sus operaciones diarias, como los terminales de autocomprobación, los débitos y créditos electrónicos, los EMR, los ERP u otros. Pero junto a ellos también necesitan asegurarse de que las cuentas por pagar también están automatizadas.
2. Préstamos: Los préstamos pueden ser un proceso muy complejo, pero la digitalización y automatización de su flujo de trabajo puede aportar muchos beneficios.
3. Nómina: Un proceso de nóminas exitoso es esencial para cualquier organización. Tiene que ser preciso y oportuno para garantizar que no haya pérdidas ni fraudes en él. La automatización de las tareas habituales como el cálculo de la nómina, el cálculo de los impuestos, el cálculo de las prestaciones de los empleados, etc., puede aliviar la carga de los empleados y hacer que todo el proceso sea más eficiente.
4. Recursos Humanos: El departamento de recursos humanos desempeña un papel importante en el éxito general de cualquier empresa. Mediante la automatización de sus diversos procesos, se puede mejorar la eficiencia de los procesos de RRHH y también reducir los gastos generales, lo que puede ayudar a reducir los costes generales.
5. Contratos: La gestión de contratos es una parte importante de cualquier negocio. La automatización del proceso puede facilitar su gestión, reducir los fraudes y garantizar el cumplimiento de los términos del contrato. Además, el proceso puede seguir funcionando incluso si hay una interrupción repentina del servicio o de la infraestructura.
6. Contratación: La contratación de nuevos empleados es uno de los principales retos a los que se enfrentan las startups y otras empresas. Los departamentos de recursos humanos requieren habilidades de muy alto nivel para buscar talento a través de múltiples países e industrias, y también puede ser una tarea que consume tiempo.
7. Gestión de compras: El proceso de gestión del inventario para los minoristas no es una tarea fácil. Para mantener una cadena de suministro que funcione bien, los diferentes niveles de gestión tienen que trabajar juntos para llegar a acuerdos, gestionar la logística y asegurarse de que los productos llegan a los lugares adecuados, todo ello antes de que se agoten.
Conclusión
La automatización de los procesos documentales es una de las últimas tendencias que recorre todos los sectores, desde la banca y las oficinas médicas hasta la fabricación y la moda. Para las empresas que desean integrarla en sus actividades cotidianas, puede ser una gran forma de mejorar la eficiencia y eliminar tareas innecesarias, ahorrando dinero al mismo tiempo.
Si busca más información sobre cómo puede utilizar esta tecnología en su organización, puede ponerse en contacto con nosotros a través de un correo electrónico a consulting@cima-software, chatbot o redes sociales.
