Cuentas por Pagar

  • DocuClass Payables – Cuentas por Pagar

    Está diseñado para agilizar los procesos de Cuentas por Pagar que tradicionalmente son manuales y consumen mucho tiempo, tales como procesamiento y aprobación de facturas, las compras, facturación electrónica, 3way matching y el manejo de la factura negociable.

    DocuClass Cuentas por pagar no sólo permite a las compañías capturar y acceder a todos sus documentos de Cuentos por Pagar, sino que también permite la automatización de procesamiento de facturas, gestión de registros de transacciones, portal colaborativo proveedor – cliente, integración con las aplicaciones de Línea de Negocio, así como un Dashboard de métricas.

    Cuentas por Pagar de la Solución de Gestión Documental

    Según un estudio realizado por el Aberdeen Group en abril del 2012:

    “Los sistemas de Cuentas por Pagar, correctamente alineados y automatizados, procesarán una factura en 1/6  del tiempo y 1/12 del costo consumido por un proceso manual.”

    Beneficios Clave
    DocuClass Payables permitirá a su organización:

     Procesar sus facturas más eficientemente y en menos tiempo. Como resultado, generar menos costos operativos con:

      • Tener acceso inmediato y seguro a todos los documentos de CxP.
      • Optimizar su proceso de requisición y aprobación de facturas.
      • Procesar sus facturas más eficientemente y en menos tiempo.
      • Generar menos costos operativos con:  
          • La reducción del número de horas necesarias para completar una tarea.
          • La eliminación de pagos duplicados. 
        • La mejora de las condiciones de pago a proveedores y más.
      • Mejorar la productividad y la responsabilidad de los empleados.
      • Mejorar las relaciones cliente-proveedor.
      • Promover la transparencia y la colaboración con sus clientes y proveedores.
      • Obtener información en tiempo real sobre el estado general de sus procesos de CxP.
          • Facturas procesadas vs Facturas pendientes.
          • Informes de Antigüedad.
        • Las transacciones procesadas en un período de tiempo, por proveedor, cuentas, centro de costos, etc.
    • Cumplir con la regulación y las auditorías.

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  • Automatización de sus cuentas por pagar

    Por lo general, los departamentos de Cuentas por Pagar trabajan con una abrumadora cantidad de papel. Usualmente, las facturas recibidas de sus proveedores requieren una entrada de datos manual en un sistema ERP. Si usted trabaja en Cuentas por Pagar, entonces ya conoce que es lo que sucede cuando hay una fuerte dependencia de las facturas en papel:

    • Se pueden dar errores
    • Los documentos están fuera de su lugar
    • Existe una falta general de visibilidad dentro de la organización

    Por ejemplo, las facturas están apiladas sobre el escritorio del gerente en espera de aprobación. Cuando esto sucede, el resultado es:

    • Pérdida de descuentos por pronto pago
    • Posibles sanciones por pagos atrasados
    • Inaccesibilidad a las facturas

    La incorporación de una solución de gestión de contenidos empresariales, como DocuClass para cuentas por pagar, puede automatizar los procesos de CxP e integrarlo con el sistema ERP ya existente, por lo que todos los documentos relacionados son accesibles en cualquier momento, reduciendo así la necesidad de la introducción de datos por duplicado. Con nuestras soluciones de cuentas por pagar pueden eliminar el papel y la entrada de datos de forma manual, aumentando así la productividad, mejorando la calidad y haciendo crecer la eficiencia de su organización.

    DocuClass Payables Mejora la Visibilidad:

    El Enrutamiento de las facturas a través de un proceso de aprobación manual no proporciona ninguna visibilidad. La sustitución de esto con un proceso de cuentas por pagar automatizado reduce el uso del papel y agiliza los procesos sin comprometer los requerimientos del negocio. Nuestra solución de cuentas por pagar proporciona a los usuarios la capacidad de capturar, acceder y gestionar todos los documentos. Le permite integrar la captura de un documento y un flujo de trabajo con su sistema ERP ya existente, así mismo usted ya no tendrá retrasos por buscar, ingresar, o aprobar las facturas. Toda la información se almacena en una locación central y es accesible a cualquier persona autorizada para utilizar el sistema. Sin embargo, los parámetros de seguridad se pueden configurar para controlar todos los niveles de acceso del usuario.

    DocuClass Payables Mejora la Productividad:

    DocuClass Payables captura las facturas y todos los documentos de compra relacionados de manera rápida y fácil. La creación de registros digitales para cada factura (documentos de compra relacionados) significa menos tiempo desperdiciado en recuperar y buscar documentos perdidos o mal archivados, así como asegurar el pago oportuno. La comunicación instantánea y la capacidad de compartir facturas aumentan dramáticamente la eficiencia y la productividad.

    DocuClass Payables Mejora la Calidad del Proceso:

    Menos errores y equivocaciones teniendo una entrada de datos reducida. También, la capacidad de auditar creando un registro de quién ha visto o editado una factura en el sistema de contabilidad. Además, tener una ubicación céntrica de fácil acceso para ver las facturas y los documentos relacionados, reduce la falta de comunicación en todo el departamento.

    DocuClass Payables Aumenta la Eficiencia:

    Simplificar el proceso de gestión de facturas y la recopilación de datos asociados reduce el tiempo y el costo de las cuentas por pagar, por otro lado, hace que la documentación esté disponible para la toma de decisiones. Eliminar la entrada manual de datos y los procesos tediosos identifica y suprime los cuellos de botella, reduce los costos y disminuye el tiempo dedicado para cada factura.

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  • Solución de Recepción de Documentos Contables

    El sistema de Recepción de documentos Contables, es capaz de capturar los distintos tipos de documentos contables que sus proveedores les hagan llegar, los mismos que se almacenan en una carpeta y entran a un proceso de extracción automática para finalmente ser registrados y visualizados desde su sistema financiero/contable. Está solución no sólo le ayuda a gestionar de manera eficaz y eficiente los pagos pendientes, sino que también a través de alertas, notificaciones y un estricto monitoreo de pagos, se logra alcanzar una mayor rentabilidad a nivel de costos en ratios tanto financieros como operativos y puede ser integrada con nuestro gestor documental de Cuentas por Pagar. 

    Recepción de facturas electrónicas

    Beneficios:

    Financieros

      • Reducir los gastos financieros adicionales por retraso en los pagos.
      • Acceder a descuentos por pronto pago.
    • Mejorar el flujo de caja controlando los pagos duplicados.

    Operativos / Calidad

      • Mejorar la gestión de las áreas involucradas y la relación Cliente – Proveedor.
      • Mayor confiabilidad: Ausencia de errores en ingreso de datos y pérdida de facturas físicas.
      • Mayor productividad: Disminuye horas/hombre en el proceso de recepción de facturas, ordenamiento y envío a áreas usuarias.
    • Mejorar la trazabilidad del proceso de aprobación de facturas.

    Captura de solución Cuentas por Pagar

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  • Portal de Proveedores de DocuClass

    El portal de proveedores de DocuClass ofrece información a proveedores en tiempo real, genera transparencia, control, eficiencia y ahorro en costos y tiempo. Por lo tanto, los proveedores pueden ver información relacionada con sus transacciones en tiempo real; lo que da como resultado menos preguntas y/o consultas. A través de este portal, los proveedores pueden cargar sus transacciones y sus documentos tales como Ordenes de Compra, Guías de remisión, comunicaciones con sus clientes y actualizaciones de su información.

    • Proporciona información precisa y en tiempo real
    • Optimiza sus procesos de cuentas por pagar
    • Genera mayores beneficios para los clientes y proveedores
    • Promueve transparencia y colaboración
    • Permite la gestión de proveedores
    • Comprometa a sus proveedores
    • Brinda un mejor control sobre sus procesos de Cuentas por Pagar
    • Actúa como un conducto entre sistemas ERP y proveedores

    Permitir que el proveedor participar del proceso de Cuentas por Pagar a través del Portal de Proveedores facilita:

      • Una mejor gestión del flujo de caja
      • Mayor transparencia
      • Mejora de la relación cliente – proveedor
      • Pagos rápidos y precisos
      • Reducción de costos operativos
    • Simplificación del 3way match

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