5 pasos para implementar un sistema de Gestión de la Información en su Empresa

LEVANTAR INFORMACIÓN SOBRE LOS PROCESOS DE LA COMPAÑÍA

El levantamiento de información es muy importante para poder identificar problemas en los procesos de su empresa lso cuales serán optimizados por la implementación de un sistema de Gestión de la información.

Entonces, dos puntos son puntos importantes que se debe recabar son los siguientes:

  • ¿Qué procesos administrativos posee la empresa?
  • ¿Qué pasos o etapas se dan en esos procesos?

gestión de información

ESTABLECER CUALES SON LOS (EL) PROCESOS MÁS CRÍTICOS Y/O PRIORITARIOS

Una vez identificado los puntos mencionados lineas arriba se debe determinar cuál de ellos son los procesos más críticos o los que necesitan ser atendidos con mayor prioridad.

ESTABLECER LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE ESOS PROCESOS CRÍTICOS PRIORITARIOS

Luego nos centraremos en cada uno de los procesos que requieren mayor atención e identificaremos cuáles son sus fortalezas y debilidades de los mismos.

DISEÑAR EL PROCESO ALTERNATIVO SUSTITUTORIO YA AUTOMATIZADO CON EL GESTOR DE LA INFORMACIÓN.

En este punto se ponen manos a la obra y se inicia el diseño de un prototipo del sistema para poder realizar diversas pruebas y con ello se evaluará la efectividad del mismo.

Diseño del sistema de flujo de trabajo y análisis de procesos: 

  1. Definición de alcance y proceso
  2. Definición de participantes y funciones

Modelado: 

  1. Definición de evento de inicio
  2. Definición del resultado del proceso

Validación: 

  1. Validación de diagrama de objetos  vs el proceso actual.

DISEÑAR UN PROTOTIPO PARA CORRIDAS DE PRUEBA Y EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL 

PROCESO NUEVO

Ejecución:

  1. Implementación y configuración
    1. Configurar todos los tipos de documentos y usuarios.
    2. Configurar el proceso de captura.
    3. Configurar la seguridad del Sistema.
    4. Configurar mecanismos de consulta.
    5. Configurar la exportación si hay funciones.
    6. Configurar el diseño de workflow previamente definido y aprobado.
  2. Capacitación de usuarios
  3. Acompañamiento de un mes

 

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