Caso de éxito Recursos Humanos – Organización Serdan

recursos humanos serdan

Perfil del Cliente

Grupo Serdan es una organización integrada por cuatro importantes empresas:

• Serdan S.A.
• Misión Temporal Ltda.
• Expertos Servicios Especializados Ltda.
• Expertos Personal Temporal Ltda.

Serdan S.A. está dedicada a ofrecer soluciones en actividades de Recursos Humanos (selección, contratación y administración de personal, gestión documental, nómina, salud ocupacional y seguridad industrial) y Servicios Generales (aseo institucional, mantenimiento integral, centros de correspondencia y servicios administrativos). Con presencia en toda Colombia, hoy cuenta con más de 12.000 empleados, desempeñándose en las múltiples áreas donde sus clientes lo requieren.

Situación de Negocio – Recursos Humanos

En el negocio de la administración de recursos humanos se genera una gran cantidad de documentos, los cuales, dada su naturaleza, regulaciones vigentes e importancia, deben ser conservados por más de 75 años. Serdán S.A. tiene una rotación de cerca de 1.000 empleados por mes, y un promedio de consultas de 7.000 documentos por mes. Estas consultas en forma física generaran una alta y costosa carga operativa, la manipulación del papel termina por desmejorar la calidad de todos los documentos, y los tiempos de consulta llegan a tardar en el mejor de los casos entre 4 y 5 horas.

Solución

Serdan S.A. contaba con un modelo de digitalización completamente tercerizado que no era tan eficiente como la organización lo necesitaba. Por esta razón Serdan S.A. comenzó la búsqueda de un apoyo tecnológico que permitiera administrar directamente sus activos documentales. Acompañando a los aspectos técnicos la solución debería estar acompañada por un soporte oportuno y eficiente, así como también contar con un gran respaldo corporativo.

Tras la evaluación de varias soluciones de software de Gestión Documental, Serdan S.A. decidió la implementación de DocuClass, ya que demostró ser una solución robusta, flexible, de fácil administración y mantenimiento, acompañada por un buen respaldo por parte de la compañía CIMA Software y su Partner RICOH Colombia.

Beneficios

DocuClass nos a permitido reducir los tiempos de consulta de varias horas a 15 segundos, con cero manipulación el archivo físico, disminuyendo la carga operativa y permitiendo a la organización atender las diferentes solicitudes con mayor eficiencia lo cual maximiza los beneficios para nuestros empleados y clientes dando mayor valor al tiempo de cada uno.

Antes, para los documentos de Seguridad Social necesitábamos alrededor de cinco días hábiles para poder  ublicarlos, ahora con DocuClass lo hacemos en tan solo un día. La creación de un usuario tardaba alrededor de 2 días, con DocuClass 10 minutos. Con el sistema anterior los informes debían ser solicitados al proveedor del servicio, con DocuClass podemos obtener una gran diversidad de informes en cualquier momento.

Por último, Serdan S.A. ha conseguido un elemento clave diferenciador que garantizara a sus clientes mejorar la experiencia en cuanto al consumidor de los servicios ofrecidos desde el portal corporativo de Serdan S.A. completamente online vía Internet.

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