¿Por qué automatizar Purchase to Pay?

Si bien el proceso Purchase to Pay no está relacionado con la generación de ingresos de manera directa; si está íntimamente relacionado con la generación de ingresos y con casi todas las áreas de la organización de manera indirecta.

Un proceso óptimo de Purchase to Pay permite que insumos requeridos para la producción y venta de productos lleguen a tiempo y al menor costo
posible, que se obtengan los mejores términos de pago y crédito de los proveedores, que se elimine costos ocultos y posibles penalidades, y últimamente poder llevar a cabo una planifcación financiera efectiva de pagos y presupuestos.

Entre los más importantes beneficios globales de todo el proceso Purchase to Pay podemos destacar:
– Cumplimiento de Normas y Regulaciones.
“Es una de las 3 necesidades más importantes en el área de Compras y Adquisiciones”. (Aberdeen Group)
– Visibilidad.
“Las Gerencias Financieras Requieres cada vez más tener visibilidad total sobre procesos financieros”. (Aberdeen Group)
– Reducción del Ciclo de Compra.
– Generación de eficiencia y ahorros operativos.
Las mejores empresas en el mundo gastan un 17% menos en sus procesos P2P que otras empresas y tienen un costo laboral en promedio 26% menor
del mercado (The Hackett Group).
– Mejora en la relación con proveedores clave.

A continuación analizaremos los beneficios específicos de cada fase del proceso Purchase to Pay.

Beneficios en Requerimientos de Compras:
– Permite priorizar los gastos y mejorar la planificación financiera.
– Permite optimizar el control presupuestal.
– Permite centralizar, estandarizar y controlar el proceso de adquisiciones.
– Permite la reducción de costos y tiempos operativos.
– Permite mejorar las relaciones cliente-proveedor.
– Permite obtener información en tiempo real sobre el estado general de sus requerimientos.

Beneficios en Cuentas por Pagar:
– Reducción de costos en procesamiento de facturas.
“De acuerdo con Aberdeen Group, las empresas que automatizan sus procesos de CxP pueden lograr una reducción hasta del 80% en sus costos de procesamiento y en promedio reducir el tiempo que dura el proceso de 17 a 5 días”
– Simplifcación de controles y validaciones.
– Visibilidad de todo el proceso.
“De acuerdo con AIIM, el mayor beneficio reportado cuando se automatiza el proceso de CxP es el mejor seguimiento del estado de la factura, aumentando así la transparencia del proceso”.
– Métricas e indicadores.
– Óptima relación cliente/proveedor.
– Reducción del tiempo del ciclo de la factura.
– Reducción de errores y re-procesamiento.

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