Cuentas por Pagar – Automatización y Retorno de Inversión

 

Automatización de Cuentas por Pagar: retorno de la inversión  y sus beneficios

Uno de los objetivos principales del departamento de Cuentas por Pagar es apoyar a sus organizaciones a controlar y gestionar el procesamiento de las facturas de los proveedores entregando información financiera precisa al receptor/sistema en el momento oportuno.

Sin embargo, los departamentos de CxP enfrentan varios desafíos para alcanzar este objetivo. Los procesos de CxP son tradicionalmente manuales,  consumen tiempo y son costosos.  Además, se enfrentan a un creciente volumen de   información cada vez más diversa (incluidos documentos en papel, hojas de cálculo, impresiones, correos electrónicos, faxes y documentos electrónicos).

Cuentas por Pagar

 Desafíos operacionales en Cuentas por Pagar

  • Consumo de tiempo e ineficaz proceso de registro de facturas.
  • Dificultad para acceder a toda la información relacionada con una transacción específica.
  • Dificultad para el 3Way Match.
  • Retrasos en los pagos a los proveedores.
  • Pérdida de facturas
  • Descuentos perdidos por pronto pago
  • Expuestos a penalidades
  • Alta tasa de pagos duplicados.

Desafíos gerenciales en Cuentas por Pagar

  • Visibilidad limitada del proceso y transparencia del mismo.
  • Información incorrecta y falta procesos definidos y auditados pueden generar costos innecesarios y ocultos, fraude, pagos atrasados, errores de procesos y pagos duplicados
  • Falta de métricas en tiempo real.
  • La Gerencia Financiera encuentra dificultades para aprovechar las Métricas en tiempo real para entender mejor los pasivos pendientes y mejorar la planificación del flujo de caja.

¿Cuáles son las principales razones por las que las empresas están invirtiendo en la automatización de Cuentas por Pagar?

Según un estudio reciente de AIIM, el mayor beneficio reportado por los usuarios de Cuentas por Pagar es un mejor monitoreo del estado de la factura lo cual implica una mejora en la transparencia del proceso. Así mismo, la automatización de Cuentas por Pagar permite una visibilidad total del estado de las facturas lo que genera una mejor relación con sus proveedores,  a quienes en el pasado les era difícil saber cuál era el estado real de pago de sus facturas.

Los factores claves que impulsan a las empresas a invertir en la tecnología de automatización de Cuentas por Pagar:

  • Mejor monitoreo del estado de la factura (Transparencia del proceso)
  • Reducción en los tiempos de pago
  • Menos errores en el proceso de pago
  • Menos facturas “perdidas en el ciclo”
  • Mejores registros en caso de auditorías o litigios posibles.
  • Menos personal es necesario en el departamento de AP.
  • Descuentos por pagos anticipados.
  • Un Servicio más profesional y eficiente a los proveedores.
  • Capacidad de tercerizar / centralizar.
  • Menos disputas o excepciones de pagos.

Retorno de Inversión  

A pesar de que el procesamiento de facturas Cuentas por Pagar no es una actividad de generación de ingresos directos, las empresas que invierten en la automatización de Cuentas por Pagar se benefician de un ahorro tangible en los costos operacionales e incluso de los ingresos no realizados, tales como el proporcionado por las mejores condiciones de crédito y los descuentos por pronto pago.

Según el Grupo Aberdeen, una operación racionalizada y bien automatizada de Cuentas por pagar de una factura, en promedio, se lleva a cabo en aproximadamente una sexta parte del tiempo, y a una doceava parte del costo aproximadamente, de  operaciones de cuentas por pagar manuales.

Además, las organizaciones que automatizan los procesos de Cuentas por Pagar  pueden reducir más del 80% del costo de procesamiento y pueden disminuir el tiempo de procesamiento de 17 días a menos de 5.

Algunos Datos interesantes

Según el Departamento de AP de IOMA de Benchmark & Analysis , el costo promedio para procesar un documento Factura es de $ 12 en promedio en los Estados Unidos. Este costo se reduce a un $ 6 después de desplegar un nivel medio de automatización. El costo disminuye otro 20% después de implementar un alto nivel de automatización de Cuentas por Pagar.

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