Reconocemos que uno de los activos más importantes de las empresas son sus documentos y por ende las organizaciones requieren poder accederlos de manera segura y rápida y en general poder tener un control total de los mismos. Con ello en mente, CIMA Latinoamerica ha implementado un área de digitalización certificada que utiliza las herramientas de captura de imágenes y datos más avanzadas en la industria a fin de poder procesar los documentos de nuestros clientes en el menor tiempo posible, con la mayor exactitud y por sobre todo manteniendo la integridad de las imágenes y documentos físicos. CIMA Latinoamérica no solo cuenta tiene la capacidad de digitalizar e indexar sus documentos, sino que también brinda a sus clientes la oportunidad de acceder a sus documentos ya digitalizados desde nuestro gestor avanzado documental, DocuClass, ya sea in-situ o en la nube. A fin de incorporarlos al Sistema Avanzado de Gestión de la Información, DocuClass, que proveemos o a donde usted elija., a fin de que la empresa tenga total control de dichos documentos e información. El sistema que se utilizara para la búsqueda y visualización de los documentos es uno de los sistemas más avanzados en el mercado para la Gestión Documental y Automatización de Procesos que existen en el mercado. El componente para búsqueda y Visualización de imágenes, denominado DOCUCLASS CLIENT, se ofrece con 2 licencias, que permite: Es política de CIMA “cumplir con las recomendaciones de seguridad de la información aplicables al personal, procedimientos, incorporación de soluciones informáticas, hardware, software aplicables al sistema de digitalización con valor legal” El sistema de seguridad de la información comprende el control de acceso físico a personas externas no pertenecientes al personal de CIMA mediante controles que incluye: Comunicación de Incidencias Logs del Sistema de digitalización con valor legal Comprobación de la conformidad técnica A una frecuencia anual o cuando existan desviaciones o incidentes de seguridad que pongan en riesgo la continuidad del sistema de digitalización con valor legal se efectúan auditorias del sistema de seguridad de la información para asegurar la protección de la infraestructura de CIMA desde el punto de vista físico y lógico, verificando las especificaciones de la Guía de Buenas Practicas de seguridad de la información de CIMA. Control interno y auditoria Informática El objetivo es maximizar el cumplimiento del control interno informático y el sistema de auditoría Informática para miniminizar la interferencia en los procesos. Se aplican a la estructura de soporte informático, sistemas de aplicación, recursos informáticos, seguridad, infraestructura de redes y comunicaciones del sistema y a las especificaciones que deben cumplir los usuarios del sistema informático asociado al sistema de digitalización con valor legal. PLAN DE CONTINGENCIA Los documentos y la información constituyen uno de los mayores activos de las organizaciones, y es nuestra responsabilidad como empresa de consultaría y servicios, garantizar que dichos documentos e información estén disponibles en forma oportuna, aún en eventualidades de desastres naturales o de cualquier índole. La línea de Digitalización de Documentos con Valor Legal, como parte de este sistema de servicio, controla el cumplimiento de su plan de contingencia para asegurar la continuidad de las operaciones, aún en situaciones de emergencia. CIMA LATIN AMERICA implementará las medidas que fueran necesarias y controlara el cumplimiento de dicho plan a fin de anticiparse anticipase a las contingencias. Se espera que en caso de eventualidades, el sistema de Digitalización pueda estar activo y en operacional en un tiempo no mayor de 1 hora, y que los datos almacenados, puedan estar disponibles en un lapso no mayor de 10 minutos, dependiendo de las especificaciones de los equipos del cliente. Cabe señalar que el Sistema de Digitalización ingresa en una situación de contingencia cuando los equipos informáticos y personal tienen algún evento que atrase la producción por más de 1 hora y termina cuando se restablece la producción original y el procesamiento normal de sus actividades. CERTIFICACIÓN DE IDONEIDAD CERTIFICADO DE IDONEIDAD TÉCNICA DE CIMA LA CERTIFICADO DE IDONEIDAD DEL NOTARIO FEDATARIO DIGITALIZACIÓN
1.1 SERVICIOS
1.1 DIGITALIZACIÓN AVANZADA
. 1.2 CAPTURA DE DATOS
1.3. IMPLEMENTACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LINEAS DE DIGITALIZACIÓN
1.4. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Controles de Seguridad y Proceso
¿QUE PASA SÍ?
ACCIONES
RESPONSABLE
Se va la energía eléctrica
El sistema de digitalización cuenta con UPS de 30 min. Respaldando que no se pierda información procesada.
Supervisor de digitalización
Se avería o comienza a fallar un escáner, computador, servidor
Se realiza la llamada al responsable para la reposición del equipo de respaldo.
Soporte técnico
Ausencia parcial o permanente del operador de escáner
El sistema de digitalización cuenta con personal capacitado para operación de escáner así no se vea afectada la producción
Supervisor de digitalización
Ocurrencia de un terremoto o incendio
El sistema de digitalización cuenta con plan de simulacros para estos tipos de eventos naturales o causales.
Supervisor de digitalización
Ocurrencia de fallas de software o infección de virus por malos manejos ajenos al proceso de digitalización
Será informado al responsable para su pronta reposición de otro equipo de computo
Soporte técnico
Ocurrencia de Catástrofes que destruyen instalaciones e información de clientes y de la Línea de Digitalización
CIMA cuenta con copia de seguridad en la Nube para todos sus datos almacenados. El cliente deberá autorizar el mantenimiento de sus datos en copia de Seguridad