DIGITALIZACIÓN

Reconocemos que uno de los activos más importantes de las empresas son sus  documentos y por ende las organizaciones requieren poder accederlos de manera segura y rápida y en general poder tener un control total de los mismos. Con ello en mente, CIMA Latinoamerica ha implementado un área de digitalización certificada que utiliza las herramientas de captura de imágenes y datos más avanzadas en la industria a fin de poder procesar los documentos de nuestros clientes en el menor tiempo posible, con la mayor exactitud y por sobre todo manteniendo la integridad de las imágenes y documentos físicos.

CIMA Latinoamérica no solo cuenta tiene la capacidad de digitalizar e indexar sus documentos, sino que también brinda a sus clientes la oportunidad de acceder a sus documentos ya digitalizados desde nuestro gestor avanzado documental, DocuClass, ya sea in-situ o en la nube.

A fin de incorporarlos al Sistema Avanzado de Gestión de la Información, DocuClass, que proveemos o a donde usted elija., a fin de que la empresa tenga total control de dichos documentos e información.

1.1 SERVICIOS

      1.1 DIGITALIZACIÓN AVANZADA

• Captura e indexado de todo tipo de documentos electrónicos y en papel. Cualquier tamaño y estado de conservación (Planos y Mapas Geológicos B/N y color, libros, e-mail, documentos en general, etc.).
• Digitalización con valor legal e índices para la localización física de los documentos.
• Procesamiento e Indización automatizada para su fácil acceso con cualquier número de campos y garantizar la máxima calidad y exactitud de los datos. Incluye automatización de los procesos de separación, clasificación, captura e indexados.
• Vectorización de Planos y Mapas Geológicos.
• Entrega de los documentos digitalizados e indexados en una versión licenciada del Sistema Avanzado de Gestión Documental DocuClass licenciado y configurado para las necesidades de la EMPRESA. Garantiza acceso instantáneo a las imágenes de sus documentos

.      1.2 CAPTURA DE DATOS

• Captura automática de datos e información de formularios estructurados y no estructurados usando tecnologías (OMR, ICR, OCR).
• Entrega de los documentos digitalizados e indexados en una versión licenciada del Sistema Avanzado de Gestión Documental DocuClass licenciado y configurado para las necesidades de la EMPRESA. Garantiza acceso instantáneo a las imágenes de sus documentos

      1.3. IMPLEMENTACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LINEAS DE DIGITALIZACIÓN

• Líneas de Digitalización para procesos con propósitos de Almacenamiento y Custodia
• Líneas de Digitalización CERTIFICADAS para procesos con valor legal en su empresa.
• Líneas descentralizadas para digitalización remota (A la nube).

     1.4. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

• Usted decide donde guardar sus documentos electrónicos: en sus Servidores, en nuestro Hosting en la “nube”.
• Almacenamiento de sus documentos en la nube que garantiza disponibilidad inmediata y segura, desde cualquier parte del planeta.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El sistema que se utilizara para la búsqueda y visualización de los documentos es uno de los sistemas más avanzados en el mercado para la Gestión Documental y Automatización de Procesos que existen en el mercado. El componente para búsqueda y Visualización de imágenes, denominado DOCUCLASS CLIENT, se ofrece con 2 licencias, que permite:

• Buscar y visualizar cualquier documento que haya sido procesado, sin tener que tener acceso a los DVD-R
• Visualizar documentos que están en proceso, antes de que sean quemados en los DVDs y enviar sus observaciones inmediatas a la línea de Digitalización, para su corrección inmediata.
• Máxima seguridad para buscar y visualizar documentos: Solo los usuarios autorizados por la PCM pueden ingresar y visualizar documentos.
• Mantener actualizada la estructura documentaria y agregar documentos en forma ilimitada
• Mantener su sistema actualizado con lo más avanzado de la tecnología, pues incluye servicios de mantenimiento por 1 año.

Controles de Seguridad y Proceso

Es política de CIMA “cumplir con las recomendaciones de seguridad de la información aplicables al personal, procedimientos, incorporación de soluciones informáticas, hardware, software aplicables al sistema de digitalización con valor legal”

El sistema de seguridad de la información comprende el control de acceso físico a personas externas no pertenecientes al personal de CIMA mediante controles que incluye:

• El control de acceso realizado por personal especializado que autoriza o no el ingreso de terceros
• El acceso de terceros al área del sistema de digitalización con valor legal no está permitido, salvo que sea autorizado por el Supervisor de Digitalización de CIMA
• El acceso lógico a las memorias de servidores, PCs, base de datos, o sistemas informáticos, no está permitido a terceros
• Solo tendrán acceso a la base de datos o sistemas informáticos auditores que en cumplimiento de sus labores reglamentarias o auditoría de sistemas sean previamente autorizados por el Supervisor de Digitalización de CIMA

Comunicación de Incidencias

• En caso de ocurrencia de incidencias relativas a la seguridad de la información, debilidades del sistema, situaciones anormales en el uso del software o indicios de acceso no autorizado, el personal reporta inmediatamente estos eventos al Supervisor de Digitalización.

Logs del Sistema de digitalización con valor legal

• A fin de asegurar que las operaciones se realizan de acuerdo a lo previsto, el sistema de digitalización con valor legal dispondrá de la generación de los “logs” de tal forma que se puedan evaluar los accesos no autorizados, ataques u otras incidencias de seguridad que alteren los procesos o funciones en cada módulo de trabajo.

• El Supervisor de Digitalización supervisa y verifica el registro de fallos del sistema e informa al Gerente de Proyectos, también coordina con el responsable de Soporte Técnico a fin de que adopte las medidas correspondientes

Comprobación de la conformidad técnica

A una frecuencia anual o cuando existan desviaciones o incidentes de seguridad que pongan en riesgo la continuidad del sistema de digitalización con valor legal se efectúan auditorias del sistema de seguridad de la información para asegurar la protección de la infraestructura de CIMA desde el punto de vista físico y lógico, verificando las especificaciones de la Guía de Buenas Practicas de seguridad de la información de CIMA.

Control interno  y auditoria Informática

El objetivo es maximizar el cumplimiento del control interno informático y el sistema de auditoría Informática para  miniminizar la interferencia en los procesos. Se aplican a la estructura de soporte informático, sistemas de aplicación, recursos informáticos, seguridad, infraestructura de redes y comunicaciones del sistema y a las especificaciones que deben cumplir los usuarios del sistema informático asociado al sistema de digitalización con valor legal.

PLAN DE CONTINGENCIA

Los documentos y la información constituyen uno de los mayores activos de las organizaciones, y es nuestra responsabilidad como empresa de consultaría y servicios, garantizar que dichos documentos e información estén disponibles en forma oportuna, aún en eventualidades de desastres naturales o de cualquier índole.

La línea de Digitalización de Documentos con Valor Legal, como parte de este sistema de servicio, controla el cumplimiento de su plan de contingencia para asegurar la continuidad de las operaciones, aún en situaciones de emergencia. CIMA LATIN AMERICA implementará las medidas que fueran necesarias y controlara el cumplimiento de dicho plan a fin de anticiparse anticipase a las contingencias.

Se espera que en caso de eventualidades, el sistema de Digitalización pueda estar activo y en operacional en un tiempo no mayor de 1 hora, y que los datos almacenados, puedan estar disponibles en un lapso no mayor de 10 minutos, dependiendo de las especificaciones de los equipos del cliente.

Cabe señalar que el Sistema de Digitalización ingresa en una situación de contingencia cuando los equipos informáticos y personal tienen algún evento que atrase la producción por  más de 1 hora y termina cuando se restablece la producción  original y el procesamiento normal de sus actividades.